O que é Kaizen? Em busca do autodesenvolvimento

O que é Kaizen? Esta palavra japonesa está profundamente associada com o sucesso japonês em gestão (que o fizeram referência em produção e qualidade) e ficou mundialmente famosa no mundo dos negócios. Mas de onde ela vem? Como você pode usá-la em seu trabalho? Aprenda a filosofia por trás de um dos termos mais famosos da gestão e da melhoria contínua.

Introdução

A expressão Kaizen tornou-se um termo e uma filosofia famosa no mundo dos negócios. É um dos conceitos mais usados por líderes, empresas e até pelos funcionários. E há uma razão óbvia para este sucesso todo, mas antes vamos explorar o que essa palavra significa, de onde ela veio e ter certeza de que realmente estamos nos referindo ao termo correto quando usamos a palavra Kaizen.

O que é Kaizen?

O significado original da palavra japonesa “Kaizen” pode ser traduzido literalmente como “o ato de melhorar os pontos negativos”. A tradução mais popular é ‘ mudar para melhor ‘, que também significa melhoria.

Contudo esse termo significa muito mais do que isso. Independentemente do que você possa ter ouvido antes a melhoria contínua não é a única definição de Kaizen. Na verdade a tradução literal de melhoria contínua em japonês é “Kairyo”.

Kaizen é mais um processo interno que acontece dentro da sua própria mente. O objetivo é realizar o seu potencial, quebrar o status quo (estado atual) e, assim, melhorar. Dito isso, uma forma mais precisa de definir Kaizen seria “autodesenvolvimento contínuo”.

Na verdade, o sentido moderno da palavra se originou nas fábricas da Toyota. Após a segunda Guerra Mundial, muitas empresas japonesas foram influenciadas pelas metodologias trazidas por consultores americanos, enviadas como parte do plano Marshall para ajudar a reconstruir o Japão.

Embora essa prática tenha sido implementada em outros lugares, a Toyota é o exemplo mais brilhante de empresa que tornou-se excelente na prática da melhoria contínua, criando sistemas de gestão eficazes para gerar, capturar e revisar melhorias em ciclos sem fim.

O Kaizen e o Sistema Toyota de Produção

O sistema de gestão da Toyota para o gerenciamento da produção é chamado de Sistema Toyota de Produção (STP). O sistema baseia-se em vários princípios básicos, dentre os quais se destaca o o Kaizen.

Na Toyota o princípio Kaizen significa em grande parte a melhoria contínua por meio do ato de autodesenvolvimento. O Kaizen se tornou uma das principais práticas por trás da manufatura enxuta e, posteriormente, da gestão lean (enxuta).

Hoje em dia, no ambiente de negócios moderno, dinâmico e inseguro, cada vez mais empresas estão se tornando mais eficientes aplicando o Pensamento Lean (Lean Thinking). Nesse sentido, a cultura do Kaizen é uma parte muito importante desse processo.

A cultura Kaizen na Prática

Para alcançar o Kaizen é necessário adotar a prática da autocrítica (“Hansei” em japonês). Isso significa que você precisa se responsabilizar e encontrar espaço para as melhorias, mesmo que tudo esteja indo de acordo com o planejado. 

Adotar esse tipo de mentalidade lhe dará a capacidade de quebrar o status quo e se forçar até os limites. Embora o pensamento positivo mostre tudo como um sucesso, é a emoção negativa de “poderia ter sido melhor” que lhe dará a motivação para melhorar continuamente e, eventualmente, conquistar novos patamares.

Por exemplo, no Sistema Toyota de Produção espera-se que todo o pessoal da linha pare o movimento da linha de produção caso ocorra uma anormalidade. Em seguida, a equipe, ao lado de seus supervisores, sugere soluções para resolver a anormalidade.

Além disso, quando o projeto termina, uma Hansei-kai (reunião de reflexão) é realizada para analisar todo o processo, incluindo quaisquer anormalidades que tenham ocorrido. Aqui, é importante mencionar que um processo Hansei-kai aconteceria mesmo se o projeto fosse concluído com sucesso, sem problemas encontrados ao longo do seu ciclo de vida. 

Estas abordagens iniciam o Kaizen e geralmente fornecem pequenas melhorias durante o processo, bem como ao final dele. Como resultado, a cultura de pequenas melhorias e padronizações alinhadas continuamente leva a mudanças significativas em termos de aumento na produtividade geral.

A metodologia de desenvolvimento Kaizen inclui fazer alterações e monitorar os resultados e, em seguida, ajustar. Dessa forma, experimentos menores substituem o planejamento em grande escala e a lógica de programação de projetos tradicionais, de forma que ajustes são realizados rapidamente quando novas melhorias são sugeridas.

O Kaizen e o PDCA

Para facilitar o entendimento, você pode aplicar o famoso ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Verificar e Agir).

Conforme você avança em cada etapa você mantém a roda em movimento, o que representa a melhoria contínua. Ao chegar novamente ao estágio inicial de Plano você leva em consideração os seus desenvolvimentos anteriores e planeja os próximos a partir desse aprendizado e evolução.

Mas lembre-se que este é apenas o resultado do Kaizen. A melhoria contínua é a força externa, mas o Kaizen é a força interna que o leva a melhorar regularmente e questionar o status quo.

O que Kaizen vai te dar?

Uma parte importante da cultura Kaizen é que ela é percebida como uma mentalidade, um modo de vida. Você não só vai melhorar o seu processo, mas também a si mesmo.

Uma boa prática é o compartilhamento de conhecimento entre os membros da equipe e o incentivo ao desenvolvimento de cada um. Na verdade, este também é o estilo de liderança que o ciclo Kaizen implica. Assim, em vez de ficar satisfeito em atingir o seu pico de resultado, certifique-se de ajudar os outros a chegarem no topo também.

Dito isso, vamos agora dar uma olhada em alguns dos benefícios mais notáveis de ter uma cultura Kaizen estabelecida.

1. Todos falam a mesma língua

Pequenas mudanças contínuas e padronização quase automaticamente colocam todos na mesma página. Os colaboradores fazem parte do processo e da sua criação, aprimorando-se junto com ele.

2. Cria uma mentalidade de crescimento

Os valores da empresa estão entre os componentes mais importantes de um negócio de sucesso. O Kaizen é uma forma de unir todos entre eles, compartilhando a mesma mentalidade e abordagem em relação ao trabalho e ao desenvolvimento.

3. Aumenta a motivação

Os membros da equipe são motivados a se envolver e melhorar quando veem que fazem parte da mudança. Nesse sentido, quando eles veem as suas ideias incorporadas em um processo de melhoria contínua eles ficam mais ansiosos para contribuir.

Veja nesse artigo como os Círculos de Controle da Qualidade (CCQ) incorporam o trabalho em grupo no conceito do Kaizen.

4. Melhor aceitação de novas ideias

Quando sua organização está acostumada a aceitar o status quo novas ideias e oportunidades às vezes podem ser vistas de forma negativa. Por outro lado, com uma estratégia de melhoria contínua implantada suas equipes se acostumarão e apreciarão trabalhar com a noção de que a mudança é positiva.

Existem muitos outros benefícios para você descobrir. Vale ressaltar que como parte importante da metodologia Lean, o Kaizen é um componente necessário quando você embarca na jornada rumo a uma empresa Lean, minimizando desperdícios e aumentando o valor na visão do Cliente.

Conclusões

O segredo da história de sucesso da Toyota está intimamente relacionada com o início da cultura Kaizen de autodesenvolvimento e, eventualmente, da melhoria contínua. A metodologia é de fácil implementação em qualquer cenário profissional ou pessoal, o que a torna uma das práticas mais conhecidas da atualidade.

Então, o que aprendemos sobre isso até agora?

• Independentemente de qual seja a crença popular “Kairyo” é a tradução literal de melhoria contínua, enquanto Kaizen é melhor definido como “autodesenvolvimento contínuo”.
• Para alcançar o Kaizen você precisa desenvolver uma mentalidade de autocrítica, refletir sobre o que você conquistou até agora e buscar sempre o próximo pico mais alto para conquistar.
• Para implantar o ciclo kaizen utilize o Ciclo PDCA: Planejar >> Fazer >> Verificar >> Agir.
• O estabelecimento da cultura Kaizen é um processo contínuo.