Como usar o ciclo PDCA para melhorar o processo

O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de Deming, é uma técnica de 4 etapas essencial para a melhoria contínua.  Seu conceito está na base de vários modelos de gestão e metodologias de melhoria contínua, tais como Produção Enxuta (Lean), Seis Sigma, Controle da Qualidade Total (TQC), Manufatura de Classe Mundial (WCM), Normas ISO 9001 e outras normas de sistemas de gestão…

Mas o que significa PDCA?

O significado da palavra PDCA vem das iniciais de quatro palavras em inglês:

• Plan (planejar)
• Do (executar ou fazer)
• Check (checar ou verificar)
• Act (agir ou melhorar)

Elas formam o Ciclo da melhoria contínua, que vai do planejamento à ação de melhoria. Pode ser definido, portanto, como um planejamento de quatro etapas, com começo, meio e fim – ou não, como veremos a seguir.

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O que é o Ciclo PDCA?

O PDCA é uma metodologia para alcançar a melhoria contínua do processo. É essencialmente um ciclo de aprimoramento através de feedback – você entende como o processo funciona hoje, descobre como melhorá-lo e, finalmente, implementa as mudanças.

De onde surgiu o conceito do PDCA?

Pode-se dizer que o PDCA tem dois pais.

O conceito do PDCA foi popularizado pelo Dr. Williams Edwards Deming , um engenheiro, estatístico e consultor administrativo americano. Deming é frequentemente considerado o pai do controle de qualidade moderno. 

Entretanto o próprio Deming diz que Walter Andrew Shewhart foi o criador do ciclo. Shewhart foi um físico, engenheiro e estatístico americano que é frequentemente considerado o pai do controle estatístico de qualidade.

O PDCA, como estrutura, pode ser extremamente útil se combinado com praticamente qualquer metodologia de melhoria de processo .

Quando usar o ciclo PDCA

Existem 2 situações mais comuns de uso do PDCA:

• Solução de problemas: O PDCA pode ser usado como uma ferramenta de análise para descobrir o problema e encontrar uma solução efetiva.
• Melhoria de processos e produtos: O fato de algo estar “funcionando” não significa que está funcionando da melhor maneira possível. Você pode usar o PDCA como um meio de encontrar possíveis melhorias nos processos e produtos existentes.

Como implantar o PDCA

Para ajudar você a usar o PDCA na sua organização aprofundaremos cada uma das etapas e explicaremos as etapas exatas que você precisará executar.

Planejar

Antes de fazer qualquer alteração no processo, é necessário identificar exatamente os problemas que você abordará ou qual processo você vai melhorar.

Se você estiver tentando resolver um problema explícito, poderá usar alguma técnica como a análise dos 5 porquês para encontrar suas causas fundamentais. A essência da técnicas é que você continua perguntando “por que” até descobrir a causa raiz de qualquer problema.

Então, por exemplo …

1. Por que o percentual de atrasos nas entregas aumentou no último mês?

• A equipe de logística está com baixo desempenho.

2. Por quê?

• As novas equipes de entrega estão desinteressadas ​​e não são comprometidas com prazos.

3. Por quê?

• O departamento de logística começou a trabalhar com novos parceiros de entrega (terceirizados) para reduzir custos.

4. Por quê?

• O departamento financeiro rejeitou a proposta de renovar com o parceiro (terceirizado) antigo.

5. Por quê?

• O parceiro antigo aumentou o preço em 15% em relação ao ano anterior.

Depois de saber qual é a causa raiz do problema, você pode começar a buscar as soluções. 

Nesse caso, se a empresa estiver sofrendo um impacto significativo nas entregas e pagando multas por atraso pode ser uma boa ideia voltar ao parceiro antigo (apesar do preço). Ou talvez seja o caso da empresa procurar novos parceiros mais qualificados. Ou talvez seja o caso de desenvolver um programa de treinamento e desenvolvimento da equipe nova.

Se o processo estiver funcionando como deveria e você simplesmente quiser melhorá-lo, considere começar pelo mapeamento do processo. Para isso, você precisará descobrir como o processo funciona atualmente e criar um fluxograma.

Como exemplo, a seguir está um fluxograma de produção com verificação da qualidade.

Você pode usar o diagrama para identificar ineficiências no processo e apresentar ideias de melhoria.

Em todos caso, se você tiver muitas ações para implantar recomenda-se elaborar um plano de ação, com prazos e responsáveis definidos. Isso facilita a organização e o comprometimento de todos com o que precisará ser feito a seguir.

Executar

Depois de encontrar a solução certa para o problema ou uma nova maneira de otimizar o processo você deve iniciar a implementação das ações.

No entanto, recomenda-se que se possível as mudanças sejam antes testadas em pequena escala. Você não sabe ao certo se sua correção será bem-sucedida e executá-la em toda a empresa pode ser extremamente arriscado. A “pequena escala” depende de qual é o processo, seu tamanho, pessoas envolvidas… 

Verificar

Agora que você possui dados empíricos sobre o desempenho de seu novo processo, é possível compará-lo com o antigo e com o que foi planejado na primeira etapa.

É crucial ser muito crítico com essa parte. À primeira vista, sua solução pode estar funcionando conforme o planejado. Mais tarde, no entanto, você pode descobrir que ela só funciona a curto prazo.

Por exemplo, com seu novo processo você poderá aumentar a produção de um produto. Embora isso pareça incrível no começo, você poderá perceber mais tarde que o novo processo também possui uma taxa de defeitos significativamente mais alta, trazendo você de volta à estaca zero.

Portanto, a menos que você esteja 100% certo de que a solução que você está usando é a melhor opção, convém considerar outras possibilidades. Caso contrário, você sempre pode começar da fase “Planejar”.

Depois de encontrar a melhor solução em potencial, você pode passar para a fase final.

Agir

Você pode finalmente começar a aplicar a solução em toda a empresa. Você deve considerar, no entanto, que o PDCA é um ciclo contínuo (loop em inglês), não uma iniciativa única.

Enquanto seu processo está funcionando melhor agora, você não pode realmente saber se é o melhor que pode ser. Talvez você descubra uma maneira melhor de executar uma determinada etapa do processo? Ou algum novo software pode ajudar a automatizar o processo?

Seu novo processo agora se tornou a linha de base, que você deve sempre tentar melhorar. Você pode repetir o processo PDCA quantas vezes forem necessárias até ter certeza de que o processo é o mais eficiente possível.

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Usando o ciclo PDCA para apoiar Kaizen

O processo PDCA apoia os princípios e as práticas de melhoria contínua e Kaizen. Kaizen se concentra na aplicação de pequenas mudanças diárias que resultam em grandes melhorias ao longo do tempo. O Ciclo PDCA fornece uma estrutura para identificar oportunidades de melhoria e avaliá-las objetivamente.

Usando o PDCA, uma organização pode criar uma cultura de solucionadores de problemas e pensadores críticos. As ideias de melhoria podem ser rigorosamente testadas em pequena escala. Usando os dados, a equipe pode fazer ajustes na solução e reavaliar as hipóteses. 

Depois que uma ideia se mostra eficaz, ela pode ser padronizada e implementada em toda a empresa. O processo iterativo do ciclo PDCA permite que as ideias sejam continuamente testadas e promove uma melhoria contínua e uma cultura de aprendizagem contínua.

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