Como Estruturar um Programa de Melhoria Contínua

Para desenvolver programas de melhoria contínua e sugestão de funcionários bem-sucedidos, você precisa primeiro definir a estrutura do programa. 

As organizações que falham em estabelecer um programa de melhoria geralmente não tem uma estrutura que garanta que as ideias sejam ouvidas e postas em prática de maneira consistente. 

Ao estabelecer uma estrutura para incentivar e responder as sugestões você pode garantir que seu programa de melhoria contínua se torne parte da cultura corporativa.

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Estabeleça objetivos claros

Para incentivar as sugestões dos funcionários primeiro é importante explicar que tipos de melhorias você deseja fazer. Em última análise as decisões sobre as mudanças devem ser orientadas para o cliente. Ao manter o cliente como direcionador das decisões você descobrirá que vende não apenas um produto ou serviço, mas uma experiência satisfatória. 

No entanto é função da administração dar aos trabalhadores uma percepção das necessidades e desejos do cliente – e os tipos de melhorias que podem ajudar a atender melhor a essas necessidades. Nesse sentido, é importante deixar a equipe saber que os esforços de melhoria contínua estão valendo a pena, mas você só pode fazer isso com metas mensuráveis ​​estabelecidas. 

Qual será o indicador de sucesso após a implementação do programa? O principal objetivo para o primeiro trimestre? Ou o resultado desejado um ano após a implementação do programa? Reserve um tempo para fazer um brainstorming em torno dessas métricas para que você tenha uma meta clara para correr atrás.

Tenha um processo transparente de sugestões de melhoria

Agora que seus funcionários estão compartilhando ideias sobre como ajudar a tornar a experiência dos clientes mais satisfatória, o que acontece a seguir? É importante demonstrar como a liderança revisará essas ideias. 

Crie uma estrutura transparente para mostrar como a liderança está incorporando os feedbacks. Identifique os membros da equipe que tomarão decisões sobre as sugestões, para que os funcionários saibam aonde ir em caso de dúvidas. Em seguida certifique-se de que os facilitadores da melhoria contínua forneçam feedback regular durante as reuniões de gestão.

Veja nosso artigo Programa de Ideias: Guia de implantação.

Além disso considere reconhecer ou celebrar as melhorias bem-sucedidas de forma pública. As empresas podem usar programas de reconhecimento que destacam a sugestão mais inovadora da semana ou executar placares encorajando competições amigáveis ​​de melhoria para construir o progresso. Isso demonstra que as ideias estão sendo ouvidas, permite que os funcionários compartilhem o sucesso dos programas e gera entusiasmo para gerar ainda mais sugestões futuras.

Semeie uma cultura de melhoria contínua

Você pode falar o quanto quiser sobre a importância de deixar os clientes felizes, mas sua conversa não terá sentido se os funcionários não compartilharem esse desejo. Para ajudar os funcionários a adotar esta cultura essencial voltada para o cliente faça dela uma parte regular de suas políticas, declarações de valores-chave e até mesmo um componente do seu treinamento padrão. 

Ao enfatizar em muitos níveis seu princípio corporativo de que o cliente está em primeiro lugar você descobrirá que os funcionários de todos os níveis da organização priorizam esforços para deixar os clientes felizes. Certifique-se de que todos em sua organização entendam a importância do programa de melhoria contínua. Divulgue por meio de vários canais o que eles precisam para manter o foco em tornar os processos o mais enxutos possíveis. 

Tenha em mente que seus concorrentes são fortes e não hesitarão em tirar vantagem de um erro ou de uma resposta lenta às mudanças do mercado. Nesse sentido, um programa de melhoria contínua mantém sua empresa competitiva e preparada para reagir rapidamente a qualquer coisa.

Veja nosso artigo 10 benefícios da melhoria contínua.

Para tanto é necessário incorporar a participação da melhoria contínua nas rotinas dos gestores. Faça disso uma parte da rotina das reuniões mensais ou discussões trimestrais de resultados. Você pode usar estas reuniões para fornecer atualizações sobre seu progresso, iniciativas e indicadores (KPI’s). Encontre aliados entre os gerentes que incentivam a participação de toda a equipe.

Nossa recomendação de livros para saber mais sobre Melhoria Contínua

Ensine as ferramentas de melhoria contínua

A melhoria contínua também é aprender novas maneiras de fazer as coisas, certo? Portanto é importante continuar ensinando as pessoas a como encontrar oportunidades de melhorias.

Como especialista em melhoria contínua você tem à sua disposição um grande conjunto de ferramentas e metodologias que podem ajudar todos os integrantes de sua empresa a analisar problemas e fazer melhorias em suas atividades diárias. Veja aqui como aplicar as 7 ferramentas da qualidade para a melhoria contínua.

Esteja sempre aberto para ajudar outras pessoas a aplicar estas ferramentas. Com essa mentalidade de ensino você se torna um guru da melhoria, alguém a quem seus colegas e funcionários podem recorrer com perguntas e sugestões sobre melhorias.

Para saber mais sobre a melhoria contínua dê uma olhada nestas recomendações de conteúdo:

• Ebook grátis “Meu 1º projeto de melhoria“: Use esses 8 passos simples para analisar e resolver problemas de qualquer tipo, mesmo que você nunca tenha feito algo parecido. Aprenda o método rápido que faz com que você aprenda como estruturar e comunicar projetos de melhoria efetivos em menos de 30 minutos. Descubra o sistema que a Toyota usa e que contribuiu para torná-la uma referência mundial em melhoria contínua, qualidade e produtividade.
• 10 benefícios da melhoria contínua: As vantagens da melhoria contínua vão além dos retornos financeiros (ROI). De equipes motivadas e redução de desperdícios a um aumento na reputação da marca (imagem) estes são os 10 benefícios que acompanham a excelência de processos. À medida que a sua empresa implanta a melhoria contínua é sempre útil reforçar os benefícios que estão associados a este sistema de gestão empresarial.
• Método MASP ou QC Story: uma aplicação do ciclo PDCA para a solução de problemas : O Método MASP (Método de Análise e Solução de Problemas), denominado pelos japoneses de QC Story, é baseado no Ciclo PDCA e usado para resolver problemas e/ou oportunidades de melhoria de forma totalmente estruturada, concisa e eficiente. 
• As 7 ferramentas da Qualidade: As ferramentas da qualidade são usadas para coletar e analisar dados, identificar as causas raízes e medir os resultados na solução de problemas e na melhoria de processos. O uso dessas ferramentas ajuda as pessoas envolvidas a gerar novas ideias mais facilmente, resolver problemas e fazer o planejamento adequado.