O que é o Lean? Definição e benefícios

O termo “lean” vem da expressão “lean manufacturing”, traduzida para o português como Produção Enxuta. Inicialmente ela foi usada para descrever a metodologia que a Toyota usava para gerenciar sua produção (Sistema Toyota de Produção), uma metodologia muito mais “enxuta” (ou Lean em inglês) que as demais metodologias ocidentais.

Com o passar dos anos o Lean ganhou vida própria e hoje é aplicada em diversos tipos de negócios e áreas, desde a indústria até serviços, desenvolvimento de software e startups.

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Lean como filosofia: lean thinking (Pensamento Enxuto)

Em sua essência o Lean é uma maneira de pensar. É uma mentalidade que o ajuda a tomar decisões mais inteligentes sobre como investir seu tempo, energia e dinheiro.

O pensamento enxuto pode ajudá-lo a encontrar clareza e propósito em seu trabalho, ajudando você a filtrar o ruído e se concentrar no que é importante.

Quando dimensionado em uma equipe ou organização esse tipo de pensamento tem o poder de transformar, revitalizar e inspirar. Pode transformar um grupo de pessoas disfuncional e ineficaz em uma usina geradora de valor.

Metodologia Lean

Lean também é uma prática – algo que você faz diariamente, com o objetivo de melhorar sempre. Está enraizado na ideia de que as pessoas desejam fazer um bom trabalho – e as organizações desejam fornecer ambientes que as inspirem a fazê-lo.

No entanto, muitas vezes indivíduos, equipes e empresas inteiras são tão emaranhados pelo status quo – seus processos existentes, ferramentas, formas de pensar, estilos de liderança – que perdem a capacidade de inovar.

Ao praticar o Lean podemos aos poucos desvendar a complexidade do nosso trabalho e retomar o fluxo de produtividade e inovação.

3 conceitos muito simples guiam a metodologia Lean:

1. Entregar valor do ponto de vista do cliente;
2. Eliminar todo tipo de desperdício (coisas que não agregam valor na visão do cliente);
3. Melhoria continua.

Lean para áreas que trabalham com o conhecimento

O Lean se originou com o Sistema Toyota de Produção que revolucionou a fabricação de produtos físicos a partir da década de 1950. O Lean mantém sua posição na manufatura, mas também encontrou novas aplicações no trabalho do conhecimento ajudando as empresas a eliminar desperdícios, melhorar processos e impulsionar a inovação.

A natureza do trabalho do conhecimento claramente difere muito daquela da manufatura: ou seja, o valor que está sendo criado no trabalho do conhecimento está nas mentes dos trabalhadores e não na linha de montagem. Isso apresenta um conjunto único de desafios e oportunidades ao aplicar o Lean a disciplinas como marketing, vendas e finanças. 

Embora estes campos sejam muito diferentes eles têm uma coisa em comum: esteja você no marketing ou na gestão, suporte ou vendas – você tem um processo. Pode não estar claramente definido e provavelmente não se parece com uma linha de montagem – mas você tem um processo.

O Lean o ajuda a ajustar esse processo para maximizar o valor que você fornece aos seus clientes. Ele também ajuda a identificar sistematicamente as fontes de desperdício – como excesso de processamento, gargalos, muito trabalho em andamento ou longos ciclos de feedback.

O Lean fornece uma maneira de pensar que o ajuda a tomar decisões mais inteligentes, investir seu tempo com mais sabedoria e criar mais valor em seu trabalho.

Mas para realmente entender o pensamento Lean você tem que aprender sua história – então vamos começar por aí.

Uma breve história do Lean

Nas décadas de 1980 e 1990 os fabricantes ocidentais lutaram para acompanhar as eficientes empresas japonesas. Nesse sentido eles tinham duas opções: evoluir drasticamente ou fechar. Então eles começaram a adotar as práticas das empresas japonesas em um esforço para melhorar sua velocidade, produtividade e eficiência de custos para se manterem competitivos.

Infelizmente durante este tempo o Lean foi reduzido a ideias excessivamente simplistas, geralmente usadas para justificar cortes de custos implacáveis. É por isso que hoje a indústria emprega muito menos pessoas do que antes.

Muitas variações da metodologia Lean surgiram nos anos seguintes, incluindo o Gerenciamento Total da Qualidade (TQC), o Just-in-Time (JIT), o Programa Seis Sigma e a Teoria das Restrições (TOC). Cada um desses movimentos incorporava várias práticas do que os japoneses faziam que os diferenciavam de seus concorrentes, embora possamos dizer com segurança que o que eles almejavam agora é conhecido como Lean. Muitas destas estruturas populares de gestão enxuta eram altamente prescritivas por natureza e exigiam um treinamento considerável para serem totalmente adotadas.

Os livros dos pesquisadores americanos Jim Womack e Dan Jones “A Máquina que Mudou o Mundo” (The Machine that Changed the World) e Lean Thinking nos ajudaram a elevar a compreensão do Lean, permitindo-nos passar da imitação das práticas da Toyota para a verdadeira compreensão dos princípios que faziam todo o sistema Toyota funcionar.

Abordar o Lean como um conjunto de princípios orientadores, em vez de um conjunto específico de práticas prescritivas, torna a implementação mais fácil, flexível e sustentável.

A Toyota colocou em prática os cinco princípios do gerenciamento Lean com o objetivo de diminuir a quantidade de processos que não estavam produzindo valor e isso ficou conhecido como o Toyota Way . Ao implementar os cinco princípios eles descobriram que melhorias significativas foram alcançadas em termos de produtividade, qualidade, custos e tempo de produção (tempo de ciclo).

Os 5 Princípios da Gestão Lean (Como Criar um Sistema Lean?)

A gestão lean incorpora cinco princípios orientadores que são usados ​​pelos líderes da organização como diretrizes para a implantação da produção enxuta. Os cinco princípios são:

1. Identifique o valor;
2. Mapeamento do fluxo de valor;
3. Crie um fluxo de trabalho contínuo;
4. Estabeleça um sistema puxado;
5. Facilite a melhoria contínua.

Identifique o valor

O primeiro passo na gestão enxuta significa encontrar o problema que o cliente precisa resolver e fazer do produto a solução. Especificamente o produto deve ser a parte da solução pela qual o cliente pagará prontamente.

Qualquer processo ou atividade que não agregue valor – ou seja, não agregue utilidade, importância ou valor – ao produto final é considerado desperdício e deve ser eliminado.

A Toyota afirma que o mais importante na metodologia lean não são as ferramentas, mas a busca incansável pela redução de três grandes obstáculos:

1. muda (“trabalho que não agrega valor”, também conhecido como perda ou desperdício);
2. muri (“sobrecarga”);
3. mura (“irregularidade”).

Isso ajuda a expor problemas de forma sistemática e torna mais fácil usar as ferramentas certas onde o ideal não pode ser alcançado.

Nesse sentido, destaca-se a contribuição de Taiichi Ohno (o engenheiro industrial, considerado por muitos o pai do Sistema Toyota de Produção) que focou seus esforços na redução desperdícios para melhorar o valor gerado ao cliente.

Com base em suas observações e análises profundas, ele categorizou os 7 tipos de perdas (7 Mudas), que mais tarde se tornaram uma prática popular para redução de custos e otimização de recursos:

• Defeitos;
• Superprodução;
• Espera;
• Transporte;
• Inventário (Estoque);
• Movimento;
• Excesso de processamento.

Posteriormente com a difusão do conceito das 7 perdas no ocidente foi incluída um 8º tipo de desperdício: Talento não aproveitado.

Saiba mais sobre as 8 perdas no nosso artigo clicando AQUI.

Mapeamento do fluxo de valor

Este princípio refere-se ao processo de mapeamento do fluxo de trabalho da empresa, incluindo todas as ações e pessoas que contribuem com o processo de criação e entrega do produto final ao consumidor. 

O mapeamento do fluxo de valor ajuda os gerentes a entender como o valor flui por meio da sua equipe e organização. Essa visualização ajuda os gerentes a determinar quais partes do sistema não agregam valor ao fluxo de trabalho e onde é possível reduzir os desperdícios.

Acesse nosso artigo sobre como construir um Mapa de Fluxo de Valor.

Crie um fluxo de trabalho contínuo

Aqui o objetivo é garantir que o fluxo de trabalho seja sustentável e contínuo, na qual cada equipe progrida sem problemas, evitando interrupções ou gargalos. Embora o fluxo contínuo não seja nosso objetivo nº 1, ele pode nos ajudar a atingir nosso objetivo de criar mais valor para nossos clientes.

A otimização para um fluxo contínuo significa que tomamos decisões para dividir o trabalho em partes menores, de forma que este o trabalho flua através de nosso processo de forma rápida e eficiente. Isso nos permite colocar valor nas mãos de nossos clientes com mais rapidez – o que nos ajuda a aprender, crescer e nos adaptar mais rápido do que nossos concorrentes.

O objetivo de praticar a entrega contínua é a de aumentar a velocidade e ganhar impulso em uma empresa que deseja passar por uma transformação Lean.

Nossa recomendação de livros para saber mais sobre Lean e os 8 desperdícios

Crie um sistema puxado

Um sistema puxado é uma técnica específica que diminui o desperdício de qualquer processo de produção. Ela garante que o novo trabalho só seja iniciado se houver demanda, proporcionando a vantagem de minimizar a sobrecarga e otimizar os custos de armazenamento.

Na maioria dos processos produtivos o trabalho é passado de uma pessoa para outra. Por exemplo o funcionário A termina um trabalho e, em seguida, passa-o para o funcionário B. O problema com este sistema é que a equipe trabalha sem respeito à capacidade do outro (ou a carga de trabalho atual). Problemas de fluxo, como gargalos, atrasos, quebras, refugos, etc., podem ocorrer, drenando o moral e a eficiência da equipe.

Aprendemos anteriormente que as equipes Lean buscam otimizar o todo e uma maneira prática de fazer isso é usando um sistema puxado. Portanto, em vez de começar o trabalho às cegas e empurrá-lo para nossos colegas de trabalho, primeiro tentamos ajudá-los a concluir as tarefas existentes antes de começar outras novas. Quando todas as oportunidades de ajudar no trabalho existente se esgotarem podemos colocar um novo trabalho no quadro.

Por exemplo, no caso da gestão de um projeto, se somo responsáveis ​​pela primeira etapa de um projeto não empurramos isso para nosso colega de trabalho quando terminamos. Nós avisamos ele quando o trabalho estiver pronto e eles o puxam para o próximo passo quando eles tiverem capacidade para isso.

Nesse sentido destaca-se o Kanban, uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho visual que permite uma comunicação fácil entre as equipes, sinalizando o que precisa ser feito e quando precisa ser feito.

Melhoria Contínua

A gestão Lean adota o princípio da melhoria contínua, uma abordagem de longo prazo que busca sistematicamente alcançar pequenas mudanças incrementais nos processos a fim de melhorar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços.

Para isso ela faz uso de uma variedade de técnicas para identificar o que uma organização fez, o que precisa fazer, quaisquer possíveis obstáculos que possam surgir e como todos os membros da organização podem melhorar seus processos de trabalho.

Ou seja, o sistema de gestão enxuta não é isolado nem imutável e, portanto, podem ocorrer problemas em qualquer uma das outras quatro etapas. Assim, ao garantir que todos os funcionários contribuam para a melhoria contínua do fluxo de trabalho ele prepara e protege a organização dos problemas que possam surgir.

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Benefícios da Gestão Lean

A produção enxuta beneficia as organizações concentrando-se na melhoria de todas as partes do processo de trabalho, em todos os níveis da hierarquia da empresa.

Entre as vantagens de usar o Lean destacamos:

• Um processo de negócios mais inteligente: o sistema puxado garante que o trabalho só seja executado quando houver uma demanda real e necessária.
• Melhor uso dos recursos: o sistema puxado também garante que a organização use os recursos apenas quando eles são necessários, uma vez que opera com base na demanda real do cliente.
• Foco aprimorado: a gestão Lean diminui a quantidade de atividades desnecessárias permitindo portanto, que os trabalhadores aumentem o foco nas tarefas que geram valor.
• Produtividade e eficiência aumentadas: o foco aprimorado leva a uma força de trabalho mais produtiva e eficiente, uma vez que não é dada atenção a atividades desnecessárias.

Estes benefícios principais trabalham juntos para criar uma empresa que é mais flexível e tem a capacidade de atender aos requisitos do cliente de maneira melhor e mais rápida.

No geral, o sistema de gestão Lean cria um sistema de produção sólido que tem maior chance de melhorar o desempenho total da empresa.

Conclusões

Claramente a adoção de práticas Lean tem a capacidade de criar clareza, simplicidade e valor nas organizações. Além disso, à medida que os mercados se desenvolvem, tornando-se cada vez mais complexos, as empresas estão passando por transformações Lean e Agile em um esforço para alcançar a melhoria contínua, entrega, e fluxo de trabalho centrado no processo.

No cerne disso as equipes precisam ser mais produtivas, entregar um trabalho valioso com mais rapidez e ter a visibilidade do trabalho que leva às principais metas do negócio.

A gestão lean leva as empresas a terem processos estáveis, que evoluem constantemente e ajudam a identificar e resolver os problemas mais importantes. Em suma podemos afirmar que:

• O objetivo principal da gestão Lean é criar valor para o cliente por meio da otimização de recursos e processos.
• Os princípios de gestão enxuta visam criar um fluxo de trabalho estável com base na demanda real do cliente.
• A melhoria contínua é uma parte importante da gestão Lean.