Os 7 desperdícios do Lean: Como reduzir as perdas e otimizar recursos

A ideia de identificar e eliminar os 7 desperdícios surgiu como parte do altamente eficiente Sistema Toyota de Produção, que deu origem a Gestão Lean. Este conceito foi desenvolvido por Taiichi Ohno, considerado um dos fundadores da manufatura enxuta (Lean), que desenvolveu um conjunto de práticas projetadas para maximizar a eficiência, a qualidade e a lucratividade. 

Parte de seu processo envolvia a identificação de perdas e atividades desnecessárias relacionadas a um produto ou serviço que poderiam ser eliminados. Estas incluíam a produção de produtos defeituosos, estoque, transporte ou movimentação em excesso, entre outras. 

Mas como você pode identificar onde estão estas perdas em sua empresa? E como você sabe onde melhorias no processo são necessárias? Neste artigo exploramos como identificar todos os 7 tipos de desperdício e, em seguida, como otimizar o processo para reduzir a sua ocorrência.

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MUDA, MURI e MURA

Durante sua jornada Ohno descreveu três obstáculos principais que podem influenciar negativamente os processos de trabalho de uma empresa: Muda (atividades com perda/desperdício), Muri (sobrecarga) e Mura (desníveis).

Com base em suas observações e análises profundas ele categorizou os 7 tipos de desperdícios (7 Mudas), que mais tarde se tornaram os “8 desperdícios” e se tornaram uma prática popular para a redução de custos e a otimização de recursos.

O que é desperdício (Muda) no Lean?

Desperdício no Lean é qualquer atividade que consome recursos, mas não traz valor para o cliente final. 

Na realidade as atividades que realmente criam valor  para os clientes são apenas uma pequena parte de todo o processo de trabalho. É por isso que as empresas devem se concentrar em reduzir ao máximo as atividades desnecessárias. Ao fazer isso as empresas podem identificar oportunidades significativas para melhorar seu desempenho global.

Não se engane: nem todas as atividades desnecessárias podem ser eliminadas de seu processo de trabalho. Alguns delas são realmente necessárias.

Por exemplo, testar software não é uma atividade pela qual seus clientes estejam dispostos a pagar. No entanto, sem o teste você pode entregar um produto de baixa qualidade que terá consequências negativas no seu faturamento. Portanto, existem dois tipos principais de desperdícios: 

• Desperdícios necessários – atividades que não agregam valor, mas são necessárias para fazer as coisas com qualidade. Essas atividades incluem testes, planejamento, relatórios, etc. 
• Puro desperdício – atividades que não agregam valor e são desnecessárias. Incluem qualquer coisa que não agregue valor e possa ser removida do processo imediatamente. Qualquer forma de espera (conhecida como “perda de espera”) pode ser descrita como pura perda.

Depois de esclarecer o que é desperdício na metodologia Lean vamos explorar as sete perdas em detalhes na próxima seção.

Os 7 desperdícios do Lean

Otimizar o processo para eliminar desperdícios é fundamental para o sucesso das empresas. Ter atividades desnecessárias pode diminuir a lucratividade, aumentar os custos do cliente, diminuir a qualidade e até mesmo a satisfação do funcionário. 

Por este motivo você precisa identificar as atividades que não agregam valor e tentar melhorar o processo eliminando-as (se possível) ou reduzindo-as ao mínimo.

Nas seções a seguir exploraremos cada um dos tipos diferentes de desperdício e como as empresas podem reduzir sua ocorrência.

Estoque (Inventário)

O estoque excessivo geralmente é o resultado de uma empresa que mantém inventário “por segurança”. Manter muito estoque esgota os recursos e também pode mascarar problemas em outras áreas do negócio. 

Ter estoque disponível para atender aos pedidos de última hora ou lidar com problemas inesperados pode resolver o problema imediato. Mas isso também significa que os gerentes estão menos inclinados a investigar a verdadeira origem do problema e encontrar uma solução para impedir que ele ocorra novamente. 

Em um nível superficial, o excesso de estoque ocupa espaço, usa matérias-primas e prejudica os resultados financeiros (aumentam os custos de armazenamento e depreciação). 

Veja as principais dicas para eliminar ou reduzir desperdícios desse tipo:

• Planeje cuidadosamente o layout da fábrica e dos escritórios para maximizar a eficiência;
• Remova todas as etapas desnecessárias de cada processo;
• Minimize o tempo necessário para troca ferramentas e setup (saiba mais sobre Troca Rápida de Ferramentas ou SMED);
• Certifique-se de que os processos estão bem alinhados e fluem sem problemas (interrupções);
• Reduza as distâncias que precisam ser percorridas por produtos e equipe.

Transporte

Esse tipo de perda ocorre quando você movimenta recursos (materiais) e a movimentação não agrega valor ao produto. O transporte em excesso custa tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que aumenta o risco de danos aos produtos. Portanto, é importante reduzir o movimento desnecessário de materiais e mercadorias sempre que possível.

Dicas para reduzir e otimizar o transporte:

• Melhore os sistemas de monitoramento de material para identificar oportunidades de melhoria;
• Ajuste ou remova buffers de reabastecimento;
• Combine a velocidade de produção com demanda em tempo real;
• Trabalhe com fornecedores confiáveis ​​e outros terceiros.

Movimento

Embora possa parecer semelhante ao transporte, na verdade essa perda se refere especificamente ao movimento de pessoas, máquinas e produtos. Este tipo de desperdício inclui movimentos de funcionários (ou máquinas) complicados e desnecessários. Eles podem causar ferimentos, maior tempo de produção e muito mais. 

O excesso de movimento pode parecer algo pequeno, mas quando acontece repetidamente pode, na verdade, produzir uma grande quantidade de desperdícios. Isso pode ser resolvido através da:

• Melhora do layout das estações de trabalho;
• Projeto de processos inteligentes;
• Posicionamento central das ferramentas ou máquinas compartilhadas.

Nossa recomendação de livros para saber mais sobre Lean e os 8 desperdícios

Espera

Quando os sistemas de produção não estão sincronizados a espera ocorre inevitavelmente. Sempre que os produtos ou tarefas não estão se movendo, ocorre o “desperdício de espera”. Por exemplo, produtos aguardando entrega, equipamentos esperando por conserto ou um documento aguardando aprovação de executivos.

Este é um grande desperdício em termos de tempo que pode ser evitado tomando algumas medidas práticas para agilizar o processo de fabricação:

• Equilibre as cargas de trabalho dos postos de trabalho;
• Mantenha uma boa comunicação entre as equipes;
• Reduza os tempos de setup para reduzir o desperdício de espera;
• Garanta níveis de pessoal suficientes e balanceados em todas as etapas.

Processamento excessivo

Esse tipo de desperdício consiste na realização de um trabalho que não agrega valor ou agrega mais valor do que o necessário. Estas coisas podem adicionar recursos extras a um determinado produto que ninguém vai usar, mas aumentam os custos do seu negócio. 

Por exemplo, se um fabricante de automóveis decidir colocar uma tela de TV no porta-malas de um veículo provavelmente ninguém a usará ou achará valor nela. Mais ainda, custará recursos e aumentará o preço final do produto por algo que os clientes não estão dispostos a pagar.

O processamento em excesso pode ocorrer na produção de produtos e serviços, bem como nas tarefas administrativas do dia-a-dia. Neste último caso, os exemplos incluem a solicitação de um número excessivo de relatórios, várias assinaturas ou a inclusão de informações supérfluas.

Você pode reduzir e eliminar este tipo de perda ao:

• Simplificar os processos produtivos até o mínimo necessário;
• Identificar e remover a repetição ou redundância;
• Usar ferramentas digitais e a automação para remover a necessidade de entrada manual de dados (evitando erros);
• Manter as coisas simples.

Defeitos

Os defeitos podem causar refugo e/ou retrabalho. Normalmente o trabalho defeituoso deve voltar à produção novamente, o que custa um tempo valioso. Além disso, em alguns casos é necessária uma área de retrabalho extra que demanda mão de obra e ferramentas adicionais. 

Para reduzir ao máximo este defeito, você pode:

• Melhorar o controle de qualidade (incluindo os processos internos e fornecedores);
• Revisar os processos e padronizar as etapas críticas do processo que podem levar ao defeito;
• Melhorar o projeto do produto/serviço para minimizar potenciais defeitos na fonte.

Superprodução

A superprodução é um dos desperdícios de fabricação mais comuns. Muitas empresas produzem mercadorias com base em uma meta, que nem sempre está alinhada com os volumes reais de vendas. Um dos principais pilares da gestão Lean é alinhar a saída com as necessidades dos clientes para que um sistema de tração seja criado.

Produzir mais significa que você excede a demanda do cliente, o que acarreta custos adicionais. Na verdade a superprodução faz com que os outros 6 desperdícios apareçam. O motivo é que o excesso de produtos ou tarefas exige transporte adicional, movimento excessivo, maior tempo de espera e assim por diante. Além disso, se ocasionalmente aparecer um defeito durante a superprodução, significa que sua equipe precisará retrabalhar mais unidades.

Algumas maneiras de otimizar recursos para reduzir o desperdício de superprodução são:

• Eliminar a produção de estoque;
• Definir claramente as necessidades do cliente;
• Produzir com base em previsões de vendas ou pedidos reais;
• Aplicar a automação para aumentar a precisão da produção.

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O oitavo desperdício: talento não utilizado

O talento não utilizado dos trabalhadores foi introduzido como o oitavo tipo de desperdício posteriormente na década de 1990, quando o Sistema Toyota de Produção foi adotado no mundo ocidental. 

O oitavo desperdício também é descrito como o desperdício de talento e engenhosidade humana não utilizados. Esse desperdício ocorre quando as organizações separam o papel da administração dos funcionários. 

Em algumas organizações, a responsabilidade da administração é planejar, organizar, controlar e inovar o processo de produção. A função do funcionário é simplesmente seguir ordens e executar o trabalho conforme planejado. Por não envolver o conhecimento e a experiência do trabalhador da linha de frente é difícil melhorar os processos. Isso se deve ao fato de as pessoas que fazem o trabalho serem as mais capazes de identificar os problemas e desenvolver soluções para eles.

No escritório o talento não utilizado pode incluir treinamento insuficiente, não pedir feedback dos funcionários e colocar os funcionários em posições abaixo de suas habilidades e qualificações. Na manufatura este desperdício pode ser visto quando os funcionários são mal treinados, funcionários que não sabem como operar os equipamentos de maneira eficaz, quando recebem a ferramenta errada para o trabalho e quando os funcionários não são desafiados a apresentar ideias para melhorar o trabalho.

As 7 perdas do Lean em diferentes ambientes

Identificar atividades inúteis é algo que deve começar do topo da empresa. Normalmente a alta liderança tem uma visão geral de todos os processos. Sendo assim, podemos dizer que é sua obrigação aprimorar os processos e disseminar a cultura de melhoria contínua.

No entanto, a forma como as atividades desnecessárias ocorrem podem variar de empresa para empresa. Nos exemplos a seguir você verá como os 7 tipos de desperdícios podem ocorrer em diferentes segmentos de empresas e áreas funcionais.

Os 7 desperdícios na indústria

• Transporte – na produção pode significar a movimentação de peças e materiais de um lugar para outro;
• Estoque – são produtos ou peças não entregues. Isso significa que no futuro provavelmente será necessário transportar esse material e até abastecer algum equipamento;
• Movimentação – movimento desnecessário de funcionários ou máquinas;
• Espera – ocorre quando é necessário aguardar a entrega das mercadorias;
• Superprodução – muitos itens produzidos acima da necessidade real dos clientes;
• Processamento excessivo – Gastar muito tempo em uma determinada tarefa e/ou adicionar um recurso que não agrega valor;
• Defeitos – peças quebradas ou defeituosas que precisam ser retrabalhadas.

Os 7 desperdícios no desenvolvimento de software

• Transporte – alternar entre tarefas com muita frequência, incluindo​​interrupções de colegas;
• Estoque – código ou recursos não entregues;
• Movimentação – reuniões desnecessárias ou esforço extra para encontrar informações;
• Espera – espera pela conclusão do teste, pela revisão do código e assim por diante;
• Superprodução – produção de recursos que ninguém vai usar;
• Processamento excessivo – algoritmos complexos desnecessários que resolvem problemas simples;
• Defeitos – bugs.

Os 7 desperdícios no marketing

• Transporte – troca de tarefas, interrupções, longo funil de marketing desnecessário;
• Estoque – campanhas de marketing totalmente preparadas que não são lançadas e ferramentas licenciadas que ninguém usa;
• Movimentação  – reuniões desnecessárias, esforço extra para encontrar informações, participação em eventos sem uma agenda clara;
• Espera – aguardando aprovação da alta administração;
• Superprodução – realizar muitas atividades de marketing diferentes sem ter uma visão e estratégia claras;
• Processamento excessivo – geração de inúmeros relatórios de marketing manualmente, enquanto eles podem ser automatizados;
• Defeitos – comunicação e materiais de branding (logomarca, campanhas,…) incorretas.

Os 7 desperdícios na gestão de projetos

• Transporte – troca de tarefas e interrupções;
• Estoque – ferramentas online adquiridas que as equipes raramente usam e materiais de escritório que excedem as necessidades;
• Movimentação – espaços de trabalho (layout) mal estruturados, muitas reuniões, esforço extra para encontrar informações e assim por diante;
• Espera – aguardando aprovação da alta administração;
• Superprodução – geração de grande quantidade de documentos sem necessidade;
• Processamento excessivo – vários níveis de aprovação para pequenas tarefas;
• Defeitos – uma coleção incorreta de dados.

Esta é uma lista sem fim e as 7 perdas do Lean serão diferentes de empresa para empresa. Em algumas publicações você pode até encontrar mais tipos de desperdícios (muda) adicionados aos sete iniciais. 

Contudo, o importante é começar a explorar todos os processos da sua empresa e tentar encontrar o máximo de atividades desnecessárias. Depois disso faça o que for necessário para eliminar tudo o que pode reduzir o tempo de processamento (tempo de ciclo), prejudicar a qualidade, custar recursos adicionais ou diminuir a lucratividade.

Ferramentas que você pode usar para lidar com os 7 desperdícios

Existem diferentes ferramentas no Lean que você pode usar para identificar e eliminar atividades desnecessárias. Elas irão guiá-lo pelo processo que você deseja examinar e mostrarão os pontos fracos.

Provavelmente a ferramenta mais adequada para identificar os desperdícios seja a caminhada no Gemba. Esta é uma técnica que lhe dá a oportunidade de ir e ver onde o verdadeiro trabalho acontece. Dessa forma você pode observar diferentes processos em ação e ver onde aparecem atividades desnecessárias.

Outra técnica muito usada para identificar perdas é o Mapeamento do Fluxo de Valor. Nesta técnica você combina o mapeamento das etapas de um processo com o fluxo de informações e materiais necessários para cumpri-la.

Além disso, mapear o fluxo de valor é um elemento-chave da gestão Lean, pois permite que as empresas identifiquem onde o valor é criado. Isso também pode ajudar as organizações a identificar etapas que não estão contribuindo com valor e podem, portanto, ser eliminadas para melhorar a eficiência.

Se você está realizando um projeto de melhoria, os mapas de fluxo de valor podem garantir que suas alterações permitam a criação de mais valor, eliminando o desperdício. É uma das metodologias de melhoria de processo mais eficazes para estabelecer um foco nos elementos importantes. Essa abordagem também é útil para melhorar o desenvolvimento do produto, pois permite revisar novas ideias com os clientes em mente.

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Conclusões

Ao identificar as perdas nos processos da sua empresa você começa a enxergar oportunidades de melhoria. O foco nas atividades que criam valor dará à sua empresa uma vantagem competitiva e também aumentará a lucratividade. 

A adoção de uma metodologia Kaizen ou Lean pode ajudar a fornecer uma abordagem estruturada para o seu negócio seguir. 

Em suma:

• Identificar as 7 perdas (desperdícios) irá ajudá-lo a otimizar recursos e aumentar a lucratividade.
• Ao analisar cada atividade você poderá concluir se é uma tarefa realmente necessária ou se é puro desperdício.
• Também o ajudará a perceber com precisão quais partes do processo de trabalho você pode melhorar.