Matriz de priorização de projetos: a importância de selecionar o projeto de melhoria certo

Todos nós queremos que nosso projeto de melhoria seja um grande sucesso, com um grande benefício para o negócio no final e grandes recompensas para a equipe. Mas se você escolheu o projeto errado no início provavelmente nunca obterá os benefícios que seu trabalho árduo merece. É aí que entra a necessidade do uso de uma matriz de priorização de projetos, como a matriz GUT, e a utilização de bons critérios para aumentar a chance de sucesso dos seus projetos.

Todos nós sabemos como é importante ter um processo para identificar projetos de melhoria (qualquer que seja o método que esteja usando: PDCA, MASP, Lean, Seis Sigma / DMAIC ou Gestão de Projetos), mas ainda é muito fácil ser desviado por influências externas. Uma enxurrada de reclamações de clientes, um preconceito em relação a um indicador específico, um projeto favorito, uma reação a um conjunto limitado de dados. Tudo isso e muito mais pode levá-lo a deixar de lado sua rigorosa adesão à objetividade e arriscar os retornos.

Claro que você não vai cair em nenhuma dessas armadilhas, mas nós as mencionamos da mesma forma.

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Identificação potenciais candidatos a projeto de melhoria

A seleção implica que você tem mais de um projeto possível, mas como você elaborou a lista em primeiro lugar?

Como os leitores da Melhoria na Prática sabem a regra universal básica é o princípio de Pareto – comece priorizando os projetos com maior potencial de retorno (benefícios).

Seja implacável e objetivo. O valor do projeto está no que ele economiza, comparado ao custo da interrupção enquanto está acontecendo, bem como aos recursos necessários para executá-lo.

Às vezes o projeto atribuído à uma equipe de melhoria nunca deveria ter sido priorizado. Talvez a seleção tenha sido uma reação apressada a uma reclamação recente de um cliente, uma falha de qualidade de alto valor ou uma interrupção do processo. Se o problema não for crônico ele pode não ter o valor de melhoria esperado.

Uma etapa de levantamento de dados no processo é essencial para garantir que os projetos com mais valor tenham a prioridade.

Bons critérios para considerar na priorização de projetos

A seguir detalhamos os principais pontos a considerar na hora de priorizar seus potenciais projetos de melhoria.

Corrija algo que você realmente consiga consertar

Nem todo projeto de melhoria é adequado aos métodos MASP, Lean, Seis Sigma / DMAIC ou Gestão de Projetos. Por exemplo, os projetos Seis Sigma são sempre aqueles nos quais não há solução óbvia para o problema e há dados quantificáveis suficientes para uma análise mais detalhada através da metodologia DMAIC. Projetos mais simples talvez sejam mais facilmente implantados com o MASP ou o Lean. Por isso, é fundamental que um especialista em metodologias consiga analisar os projetos e determinar qual a metodologia mais adequada.

O ganho precisa ser mensurável

Já que estamos no assunto é igualmente vital que os ganhos projetados do projeto sejam mensuráveis. Pode haver mais medidas do que custo-benefício. A satisfação e fidelização do cliente pode não ser tão fácil de mensurar quanto um ganho na capacidade de produção ou redução de consumo de uma matéria-prima.

Todo projeto precisa de um patrocinador forte

Um patrocinador que não está engajado com o projeto ou não tem autoridade para remover obstáculos pouco ajuda a equipe. Sem o suporte adequado a equipe pode fracassar se as causas-raiz mais significativas estiverem além da capacidade de influência da equipe.

Alinhamento da melhoria com as metas e estratégia da empresa

O suporte geralmente vem da seleção de projetos intimamente alinhados às metas da empresa ou à estratégia de negócios. Deve-se ter cuidado para garantir que haja um vínculo forte com os objetivos de negócios ou com a estratégia atual. Muitos projetos estão expostos a riscos porque o zelo por melhorias pode estar fora de sintonia com os objetivos de negócios.

Grandes benefícios

O valor potencial do projeto está bem mensurado? Os benefícios são alinhados com os objetivos do negócio e com a melhoria dos resultados para os clientes?

Escopo claramente definido

Um escopo realista é essencial para um projeto eficaz. Se você decidir incluir muitas coisas no projeto (tendo um escopo grande) a equipe pode nunca concluir o projeto de fato. Por outro lado um escopo é muito pequeno (estreito) pode gerar pouco retorno para a empresa.

Você tem os recursos disponíveis?

O sucesso só virá de um projeto em que a equipe seja grande o suficiente, tenha experiência e autoridade suficiente para realizar as melhorias que considerar necessárias.

Dados insuficientes ou errados

Não é preciso dizer, mas o fato é que as pessoas selecionam projetos com base em dados incompletos ou enganosos. Se os dados usados ​​para análise forem tendenciosos ou comprometidos de outra forma você pode ocultar completamente a verdadeira causa raiz. 

Matriz de Priorização GUT

Baseada em critérios previamente estabelecidos é feita uma análise indicando quais projetos devem ser implementados e quais destes são prioritários.

A análise pode ser feita a partir de uma matriz chamada Matriz de Priorização. Existem diversas matrizes de priorização diferentes, cada uma utilizando critérios únicos para definir o que é prioritário.

Definir quais os critérios que devem ser utilizados cabe a sua organização. Para te ajudar, vamos explicar as principais matrizes de priorização e como elas funcionam.

A Matriz GUT

É uma matriz que prioriza os problemas a serem resolvidos. Considera três fatores: a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema.

A gravidade está associada ao impacto do problema e seus efeitos a longo prazo, caso ele venha a acontecer. Já a urgência é o tempo disponível ou até mesmo necessário para resolver o problema. E por fim, é medido o quanto o problema pode vir a se agravar e em que velocidade, resultando na sua tendência a piorar.

Definidos os critérios, cada problema deverá ser analisado com uma nota de 1 a 5 para cada característica, como na tabela abaixo:

Por fim, o problema que receber maior pontuação deve ser priorizado e resolvido primeiramente. Veja o exemplo de matriz GUT abaixo.

Matriz B.A.S.I.C.O.:

Feita a priorização dos problemas, agora é preciso identificar quais as soluções que devem ser aplicadas a eles. A partir dos problemas expostos na Matriz GUT., seguramente teremos soluções propostas e que devem ser priorizadas para elaborar um plano de implantação e resolução do problema.

A matriz envolve os Benefícios para a organização, a Abrangência dos beneficiados a partir da solução, a Satisfação dos colaboradores, os Investimentos necessários, o efeito que a solução terá nos Clientes, e, por fim, a Operacionalidade da solução.

A análise é feita da mesma forma, atribuindo a cada solução uma nota de 1 a 5 para cada critério, de acordo com a tabela abaixo:

Todas as soluções com notas altas são consideradas muito importantes e devem ser transformadas em ação; entretanto, conseguimos definir a primeira solução a ser aplicada devido a maior pontuação.

A matriz envolve um critério versus outro, sendo estes critérios de diferentes. Cada matriz gera um gráfico com quatro regiões, em que podem ser visualizados onde cada projeto se enquadra, interpretando, assim, quais serão os prioritários.

Complexidade/Riscos vs Valor:

Para gerar a matriz, é necessário preencher uma planilha com os dados dos projetos em análise para priorização, com seus tempos, avaliação dos riscos, entre outras informações como: atuação anterior no local, experiência com a metodologia, se há projetos/programas semelhantes e cálculo da complexidade.

A complexidade analisa a amplitude do projeto e o esforço institucional para obtenção de determinado resultado a partir de diversos recursos. São considerados também, os riscos envolvidos no projeto para atingir os resultados esperados, sendo estes eventos futuros incertos, que podem ou não ser negativos.

O valor é calculado a partir dos benefícios gerados pelo projeto, a partir da análise de impacto. Para isso é preciso transformar impacto em valor monetário, podendo ser direto, quando se dá diretamente sobre a renda dos participantes, ou não.

Em seguida sairá o resultado na matriz, com os projetos que tiveram todos os seus dados preenchidos. O projeto que estiver na região de menor complexidade e maior valor serão os prioritários, assim como quanto maior o valor e complexidade, menor a preferência de serem implementados.

Complexidade vs Atratividade:

Para esta análise é feita uma planilha com a pontuação de cada projeto em relação a atratividade do mercado e o nível de complexidade do projeto. Após serem compilados, é gerado o gráfico, sendo quanto maior atratividade e menor complexidade, mais prioritário.

Importância vs Complexidade:

Gráfico semelhante ao Complexidade vs Atratividade, porém são avaliadas a importância estratégica do projeto para a organização e sua complexidade. Sendo assim, quanto mais fácil e importante, maior é sua prioridade.

Todas essas diferentes matrizes, que abrangem distintas características a serem avaliadas, tem fator essencial para entendimento e planejamento de seus projetos. Para sustentabilidade da organização é de extrema importância que se saiba gerenciar seus projetos, e assim, poder executá-los de maneira eficiente e eficaz, no período certo.

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Considerações finais

Pela nossa experiência já vimos muitos ótimos projetos e vários que deixaram a desejar. Nós até vimos alguns que deveriam ter funcionado, mas falharam em algum ponto de tal forma a levar o projeto a fracassar. É por isso que devemos investir tempo e atenção para realizar uma boa seleção antes de montar a equipe e entrar em campo.