Como gerenciar com sucesso seu primeiro projeto

Você acaba de ser encarregado de liderar um importante novo projeto. Obviamente seu chefe está oferecendo esta oportunidade como um voto de confiança em suas habilidades e, enquanto você está animado, esta é sua primeira vez sendo responsável por um projeto inteiro.

Começar um projeto pela primeira vez é um desafio e tanto. Contudo, existem maneiras de ajudá-lo a dar os primeiros passos sem tanto sofrimento. Afinal, o gerenciamento de projetos evoluiu para um processo com etapas definidas justamente para orientar aqueles que são novos na gestão de projetos rumo ao sucesso.

5 etapas básicas de um projeto

Todos os projetos passam por uma série de fases – cinco fases, para ser mais exato. Essas etapas também são comumente chamadas de etapas de gerenciamento de projetos.

1. Iniciação: um projeto é iniciado quando uma necessidade de mudança é identificada
2. Planejamento: elaborar um plano de trabalho para entregar os objetivos do projeto facilita a gestão
3. Execução: realizar o plano de trabalho proposto
4. Gerenciamento e controle: monitorar o progresso do projeto durante toda a sua vida é importante para identificar quando é necessário fazer ajustes e mudanças
5. Encerramento: finalizar o projeto, registrando as entregas e lições aprendidas

Essas etapas são idênticas para todos os projetos. Mas lembre-se que você é o gerente de projeto e não um supervisor de linha de frente. Seu trabalho é gerenciar o projeto e não as pessoas.

10 passos para começar um projeto

Durante o estágio de iniciação o projeto é criado e um documento (Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter em inglês) é elaborado autorizando você a ser o gerente do projeto e estabelecendo os principais pontos do projeto. A partir deste momento você entra na etapa de planejamento:

Defina o escopo 

A primeira e mais importante etapa em qualquer projeto é definir o escopo do projeto. O que você deve realizar ou criar? Qual é o objetivo do projeto? Igualmente importante é definir o que não está incluído no escopo de seu projeto. Se você não obtiver definição suficiente de seu chefe, esclareça o escopo você mesmo e envie-o de volta para cima para confirmação.

Embora este exemplo esteja um pouco fora do tópico de negócios, vamos usar como exemplo de projeto uma festa de casamento. Ao planejar uma festão de casamento você pode ter como escopo: preparar uma recepção de casamento para 100 convidados completa com jantar, open bar, bolo de casamento e uma banda ao vivo, em uma determinada data a um custo não superior a R$ 30.000,00. 

Determine os recursos disponíveis

Que pessoas, equipamentos e dinheiro você terá disponíveis para atingir os objetivos do projeto? Como gerente de projeto você geralmente não terá controle direto sobre estes recursos, mas terá que gerenciá-los por meio do gerenciamento matricial. 

O gerenciamento matricial se refere ao uso da hierarquia definida dentro da empresa para realizar o que você precisa. Se Pedro trabalha para seu projeto e também para a área Financeira, ele precisará ouvir dois chefes. Como gerente de projeto tente ficar em contato com os supervisores e gerentes das pessoas ou proprietários dos equipamentos que você necessita para evitar problemas e conflitos.

Entenda a linha do tempo do projeto

Quando o projeto deve ser concluído? Conforme você desenvolve o plano do seu projeto você pode ter alguma flexibilidade em como usar o tempo durante o projeto, mas os prazos geralmente são fixos, como no caso da recepção do casamento. Se você decidir usar horas extras para cumprir o cronograma, deve avaliar isto balanceando esta necessidade contra os limites do seu orçamento.

Detalhe o trabalho

Quais são as principais peças ou componentes que devem ser criados para concluir o projeto? Por exemplo, uma recepção de casamento requer de maneira geral: um salão de recepção, comidas, bebidas, um bolo, convidados e entretenimento. Claro que cada um desses itens maiores pode ser dividido em muitos itens adicionais menores. Esta é a próxima etapa, chamada de decomposição do trabalho. 

No exemplo da recepção de casamento acima você provavelmente tem uma equipe ou um responsável por cada componente. Trabalhe com os membros de sua equipe para definir os detalhes necessários para alcançar cada item principal.

O responsável pela alimentação deve compreender as opções, as limitações de custo e fazer seleções que apóiem ​​o alcance do escopo do projeto final. Liste as etapas menores em cada uma das etapas maiores. O número de níveis que você precisará detalhar as etapas dos seu projeto dependerá do tamanho e da complexidade do mesmo.

Desenvolva um Plano Preliminar

Reúna todos os seus passos em um plano. Uma boa maneira de fazer isso é usar uma tabela identificando quais itens devem ser concluídos antes que os outros comecem. As práticas formais de gerenciamento de projetos exigem o desenvolvimento do que é denominado diagrama de rede e a identificação do caminho crítico. Embora isso possa estar além de suas necessidades ou nível de conhecimento, a questão central é sequenciar as atividades na ordem certa e, em seguida, alocar recursos para as atividades.

As perguntas a serem feitas incluem: O que acontece primeiro? Qual é o próximo passo? Quais etapas podem ser executadas ao mesmo tempo com recursos diferentes? Quem vai fazer cada etapa? Quanto tempo vai demorar? Existem muitos aplicativos online e softwares excelentes disponíveis que podem automatizar muitos desses detalhes para você. Pergunte a outras pessoas em posições semelhantes o que elas usam.

Crie uma linha de base

Obtenha feedback de sua equipe e de quaisquer outras partes interessadas sobre seu plano preliminar. Ajuste seus cronogramas e planos de trabalho para ajustar o projeto ao tempo disponível. Faça os ajustes necessários ao plano preliminar para produzir uma de linha de base para o seu plano.

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Solicite ajustes no projeto

Quase nunca há tempo, dinheiro ou talento suficiente atribuído a um projeto. Seu trabalho é se contentar com os recursos limitados de que dispõe. No entanto, muitas vezes existem limites colocados em um projeto que são simplesmente irrealistas. Você precisa apresentar seu caso ao seu chefe e solicitar que esses limites irrealistas sejam alterados. Peça as mudanças no início do projeto. Não espere até que ele esteja com problemas para soliticar as mudanças de que você precisa.

Quando você começou a adquirir recursos e materiais necessários você já está na fase de execução do projeto. Nesta etapa é necessário que você:

Monte sua equipe de projeto

Reúna as pessoas da sua equipe e inicie um diálogo. Eles são os especialistas técnicos. É por isso que seu supervisor funcional os designou para o projeto. Seu trabalho agora é gerenciar a equipe.

Trabalhe no seu plano

Fazer o plano é importante, mas o plano pode ser alterado. Você tem um plano para dirigir até o trabalho todas as manhãs. Se um cruzamento for bloqueado por um acidente você muda seu plano e segue um caminho diferente. Faça o mesmo com seus planos de projeto. Altere-os conforme necessário, mas sempre mantenha o escopo e os recursos em mente.

Conforme o seu plano se desenvolve e o trabalho é realizado você entra na fase de monitoramento e controle. Nesta fase, você trabalha para controlar custos, recursos e qualidade. Além disso, é fundamental que você:

Monitore o progresso de sua equipe

Você fará pouco progresso no início do projeto, mas comece a monitorar o que todos estão fazendo de qualquer maneira. Isso tornará mais fácil detectar os problemas antes que se tornem grandes problemas.

Documente tudo

Mantenha registros toda vez que você alterar seu plano de linha de base. Anote qual foi a mudança e por que foi necessária. Cada vez que um novo requisito é adicionado ao projeto anote de onde veio o requisito e como o cronograma ou orçamento foi ajustado por causa disso. Você não consegue se lembrar de tudo então anote os princiapais pontos e você poderá consultá-los na revisão do final do projeto e aprender com eles.

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Mantenha todos informados

Mantenha todas as partes interessadas do projeto informadas sobre o progresso o tempo todo. Informe-os sobre seu sucesso à medida que você conclui cada etapa, mas também informe-os sobre os problemas assim que surgirem.

Além disso, mantenha sua equipe informada. Se houver mudanças sendo consideradas, informe a equipe sobre elas o mais rápido possível. Certifique-se de que todos na equipe estejam cientes do que todos os outros estão fazendo.

Siga os passos

Você não precisa ser um gerente de projeto formal para liderar uma iniciativa de projeto. No entanto, você deve aplicar as ferramentas, a lógica e as etapas do gerenciamento de projetos para esclarecer seus objetivos, detalhar o trabalho e formar uma equipe para executar os planos enquanto você gerencia tudo.

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