Uma visão geral do DMAIC para iniciantes

DMAIC é um método orientado a dados usada para melhorar processos. É uma ferramenta-chave da metodologia Seis Sigma, mas pode ser implementada como um método de melhoria autônomo ou como parte de outras iniciativas de processo, como Lean.

A técnica é simples, mas poderosa. Traz estrutura para o processo de melhoria e ajuda as equipes a explorar soluções potenciais, decidir um curso de ação e implementar controles de processo rapidamente.

Tentar qualquer nova estratégia de melhoria pode ser intimidante, por isso pensamos que seria útil analisar todos os detalhes do DMAIC para que você possa experimentá-lo com confiança.

O que é DMAIC? Quais são as etapas DMAIC?

DMAIC é um acrônimo para Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar em inglês. As cinco etapas representam um ciclo de melhoria que deve ser repetido com frequência em um esforço para identificar as melhores práticas e chegar cada vez mais perto de processos perfeitos. 

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Definir

O processo começa com uma declaração clara do problema de negócios alvo e o escopo das melhorias pretendidas. O estado atual é documentado em grande detalhe, assim como o problema a ser resolvido. Nesse ponto as equipes também determinam os objetivos de melhoria e as metas a serem alcançadas. Algumas organizações usam cartas de projeto (Termos de Abertura de Projetos) formais no início de um ciclo DMAIC, enquanto outras são menos formais. No entanto ampla documentação e detalhes são essenciais.

Medir

Como mencionamos o DMAIC é uma abordagem de melhoria baseada em dados. Isso significa que você precisa ter medições iniciais (formando uma linha de base) que possam ser comparadas aos resultados pós-melhoria. As medições quantificáveis ​​da eficácia do processo podem incluir o número de defeitos, duração do processo, custo do processo ou outras métricas relevantes. A responsabilidade pela medição deve ser atribuída a um ou mais membros da equipe e a equipe deve concordar sobre a frequência com que a medição será realizada.

Analisar

Agora que a equipe está munida de dados uma análise da causa raiz é realizada para determinar as causas fundamentais geradoras do problema que está sendo estudado. Muitas organizações acham que a técnica dos 5 porquês é uma forma útil de estruturar o processo. Os mapas de processos também são populares. É importante lembrar que muitos problemas têm mais de uma causa raiz. Manter a atenção nas causas e não nos sintomas ajuda a tornar as soluções mais aparentes e reduz a tendência de ficar na defensiva ou de culpar as pessoas em vez dos processos.

Melhorar

É essencial lutar contra a vontade de saltar para o estágio de Melhoria. As melhorias propostas devem ser implementadas somente após medição e análise cuidadosa. Existe um elemento de experimentação no DMAIC, mas deve ser temperado com dados de qualidade e lógica sólida. Convém que quaisquer riscos associados à melhoria sejam identificados e comunicados, juntamente com as medidas tomadas para mitigar esses riscos. Todos devem estar atentos a consequências não intencionais para que uma ação seja tomada rapidamente.

Controlar

A etapa final em um ciclo DMAIC é o controle. É uma peça essencial da equação que muitas vezes falta quando o trabalho de melhoria ocorre sem estrutura. Controle é garantir que melhorias bem-sucedidas não se percam com o tempo. Nesse ponto as equipes verificam a melhoria mensurável e determinam se as melhorias implementadas alcançaram os objetivos do projeto. Eles também atualizam a padronização da empresa (Padrões e Procedimentos) e procuram outras maneiras de integrar as lições que foram aprendidas.

Como o DMAIC é implantado?

Em alguns casos as pessoas trabalham em um projeto DMAIC junto com todas as suas outras responsabilidades diárias. Essa é uma ótima abordagem se um problema for importante, mas não urgente, ou se for demorar muito para ser resolvido. Em outros casos, um Kaizen ou evento de melhoria rápida é usado. Quando isso acontece os membros da equipe do projeto são liberados de suas outras responsabilidades para se concentrar exclusivamente no projeto DMAIC. Esta é uma boa escolha quando um problema é urgente e quando é razoável esperar uma solução em 3 a 5 dias.

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Quando o DMAIC deve ser usado?

O método DMAIC é usado para melhorar os processos atuais. É uma escolha excelente sempre que houver um problema complexo com causas-raiz desconhecidas ou se os riscos da falta de ação forem altos. Como o DMAIC traz disciplina ao processo de melhoria e desencoraja as equipes de pular etapas importantes ele aumenta as chances de sucesso. O DMAIC ou outro ciclo de melhoria estruturado ( ver PDCA e MASP) deve ser usado para os projetos mais importantes.

Quais ferramentas são usadas para DMAIC?

Muitas ferramentas e técnicas de melhoria contínua podem ser úteis durante um projeto DMAIC. Mapas de fluxo de valor , A3s, diagramas de causa e efeito e outras ferramentas da qualidade podem ser de grande utilidade. 

Resumindo o DMAIC é uma forma eficaz de estruturar a melhoria. Se você deseja que os projetos fluam suavemente, encontre soluções duradouras para problemas difíceis e obtenha resultados mensuráveis, o DMAIC é uma abordagem excelente.

Nos próximos artigos iremos explorar mais em profundidade o DMAIC e todas as ferramentas que ele usa.