8 etapas para implementar uma mudança organizacional bem-sucedida

Mudança é uma palavra que gera desconforto em muitas pessoas. No entanto, as organizações bem-sucedidas entendem que quando estão fazendo as coisas da mesma maneira, com resultados insatisfatórios, pode ser necessário implementar uma mudança organizacional.

Com certeza todos conseguem se lembrar de alguma boa mudança que já experimentaram em suas vidas: um casamento, o nascimento de um bebê, a mudança para uma nova casa ou um novo emprego são exemplos de mudanças positivas em nossas vidas. Então, por que é tão difícil digerir mudanças no trabalho?

Qualquer pessoa que já entrou em uma organização e tentou mudar “a maneira como as coisas são” entende a resistência que os funcionários podem ter contra qualquer tipo de esforço de mudança.

Trabalhei para uma organização que estava implementando algumas mudanças e começamos o processo pedindo à equipe para ler este livro: Quem Mexeu no Meu Queijo?: Uma maneira incrível de lidar com as mudanças no seu trabalho e na sua vida, do Dr. Spencer Johnson .

O livro foi simplesmente uma maneira de ajudar os funcionários a pensar sobre a mudança de maneira um pouco diferente e, com sorte, abraçar algumas das mudanças que estávamos nos preparando para fazer. Era triste e cômico ver como a equipe era resistente apenas à menção da palavra “mudança”.

Para exemplificar, um participante do treinamento trabalhava em um cubículo muito pequeno e durante o projeto ele foi transferido para um grande escritório compartilhado com novos móveis, mas que ainda possibilitava a ele manter sua privacidade.

Alguém poderia pensar que ele ficaria animado com o que pensamos ser uma boa mudança para ele. No entanto, ele viu isso de forma muito diferente, ficando muito chateado e nos disse que não “gostava que mudássemos o queijo dele”. Ironicamente meses depois ele reconheceu o benefício da mudança e nos agradeceu.

Este é apenas um exemplo simples de como coisas aparentemente pequenas para algumas pessoas podem ser muito perturbadoras para outras.

Fazer as coisas da mesma maneira produzirá os mesmos resultados

Algumas pessoas que resistem as mudanças que são decorrentes de muitos projetos de melhoria ficaram confortáveis ​​em seus lugares e resistem às mudanças porque elas desfazem processos habituais em suas vidas. No entanto as organizações de sucesso entendem que fazer as coisas da mesma maneira produzirá o mesmo resultado e que às vezes é necessário mudar as coisas para levar uma organização ao próximo nível.

“Insanidade é fazer a mesma coisa repetidamente e esperar resultados diferentes.” Albert Einstein

Independente da mudança a que estamos analisando, seja ela a transição para um novo software ou programa, novas políticas e procedimentos para processamento de material, uma mudança de escritório ou uma mudança em um plano de benefícios dos funcionários, a mudança precisa ser bem gerenciada para se ter sucesso.

Então, por que as pessoas resistem à mudança? Frequentemente uma das principais razões é o medo do desconhecido ou talvez o medo de como a mudança os afetará. Quando as pessoas não sabem todas as respostas elas sentem que perderam o controle e isso as deixa sem esperança e impotentes.

Por isso, os líderes têm a responsabilidade de gerenciar os esforços de mudança para minimizar o impacto negativo sobre os funcionários. E para gerenciar com eficácia os esforços de mudança é importante ajudar as pessoas a compreenderem qual será a mudança e as razões por trás da mudança.

Quanto mais detalhada for a comunicação sobre a mudança melhor os funcionários compreenderão a necessidade e menos resistentes se tornarão à mudança.

8 etapas críticas para a gestão da mudança organizacional

1. Suporte da liderança para a mudança

É fundamental que a administração se mostre engajada com as mudanças e demonstre seu apoio a elas ao se comunicar e interagir com a equipe.

Não há nada pior do que enviar uma mensagem ambígua aos funcionários. Por isso, se você não pode apoiar a mudança 100% nem pense em fazer isso. Os funcionários saberão disso e a mudança se tornará muito difícil.

2. Crie uma visão para a mudança

Ninguém quer mudar por mudar, por isso é importante criar uma visão de onde se quer chegar com a mudança organizacional que você está implementando. Nesse sentido, detalhe os benefícios da mudança e a os riscos de não mudar.

A necessidade da mudança pode vir de diferentes fontes. Ela pode ser um resultado de indicadores de taxas de defeitos, pesquisas de satisfação do cliente, pesquisas de satisfação dos funcionários, reclamações de clientes, objetivos do planejamento estratégico ou até pressões orçamentárias.

Usar fatos e dados é a melhor maneira de identificar e justificar as áreas que precisam de melhorias por meio de iniciativas de mudança.

3. Envolva os funcionários

Todos os esforços de mudança devem envolver os funcionários em algum nível. A mudança organizacional, seja grande ou pequena, precisa ser explicada e comunicada, principalmente as mudanças que afetam a forma como os funcionários desempenham suas funções.

Seja mudando um processo de trabalho, melhorando a satisfação do cliente ou encontrando maneiras de reduzir custos os funcionários têm habilidades e experiências que podem ser muito úteis na hora de planejar e implementar as mudanças.

Como os funcionários geralmente estão mais próximos do processo é importante que entendam o porquê de uma mudança e participem da criação do novo processo. Assim muitas das resistências são reduzidas.

4. Comunique a mudança

A comunicação da mudança deve ser estruturada e sistemática. Lembre-se que é papel dos líderes informar aos funcionários sobre as mudanças organizacionais que estão ocorrendo.

Quando a comunicação é falha ou inexistente os boatos começam a se espalhar sobre mudanças, o que geralmente cria resistências à mudança. Por isso, não deixe que as comunicações paralelas e o “telefone sem fio” sejam o canal pelo qual eles são informados.

Ser proativo nas comunicações pode minimizar a resistência e fazer os funcionários se sentirem parte do processo.

5. Implemente seu plano rapidamente

Depois que uma mudança é planejada é importante comunicar o cronograma aos envolvidos previamente a sua implementação. Os funcionários que serão afetados pelas mudanças nos processos não podem ser pegos de “surpresa”. Por exemplo, se sua organização está atualizando um programa ou software o treinamento dos funcionários deve ser feito antes que o software seja instalado em seus computadores.

Um cronograma eficaz permitirá que todos os novos equipamentos, suprimentos ou treinamento ocorram antes de serem totalmente implementados. Implementar sem uma ordem lógica pode criar frustração para os responsáveis ​​pelo processo de trabalho.

Além disso, uma dica valiosa ao planejar e implementar as mudanças é ter velocidade para conquistar “pequenas vitórias”. Elas são fundamentais para mostrar a todos que as coisas estão realmente saindo do papel e para manter a equipe engajada em continuar implantando o plano proposto.

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6. Verifique os resultados

Sempre que uma mudança é feita é sempre bom fazer o acompanhamento após a implementação e avaliar como a mudança está funcionando e se ela gerou os resultados pretendidos.

Às vezes as mudanças excedem as expectativas iniciais, mas há ocasiões em que as mudanças simplesmente não funcionam conforme planejado. Quando for esse o caso a liderança deve reconhecer que não funcionou e fazer ajustes até que o resultado desejado seja alcançado.

7. Remova os obstáculos

Às vezes os funcionários encontram barreiras ao implementar as mudanças. As barreiras podem ser com outros funcionários, outros departamentos, um treinamento inadequado, a falta de equipamento ou a necessidade de aquisição de algum material ou equipamento.

Às vezes a liderança também precisa lidar com funcionários resistentes ou difíceis. É responsabilidade da administração garantir que os funcionários possam implementar as mudanças sem obstáculos e resistência.

É uma pena, mas há momentos em que os funcionários simplesmente não conseguem aceitar uma mudança. Nesses casos raros os funcionários simplesmente precisam seguir em frente para implementar com sucesso uma mudança necessária. Essas são decisões difíceis, mas necessárias.

8. Comemore

É importante comemorar os sucessos ao longo do caminho, conforme as mudanças são feitas. Celebrar as pequenas mudanças ajuda a aumentar a motivação para alcançar mudanças maiores e faz com que os funcionários queiram participar do processo.

Quando os funcionários entendem por que uma mudança organizacional é feita e fazem parte do processo de planejamento e implementação da mudança isso aumenta a chance de uma implementação bem-sucedida.

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