Princípio de Pareto ou Regra 80/20: Como aplicar na sua vida e empresa?

Para as pessoas responsáveis geralmente há muitas decisões a serem tomadas. A questão é: qual deve ser abordada primeiro? Para ajudar a responder a essa pergunta muitos profissionais e líderes empresariais conduzem uma análise de Pareto. 

Uma análise de Pareto ajuda a priorizar decisões para que os líderes saibam quais terão a maior influência em seus objetivos gerais e quais terão o menor impacto.

A Análise de Pareto é uma técnica de tomada de decisão baseada na regra 80/20 onde 80% dos benefícios de um trabalho podem ser alcançados fazendo 20% do esforço ou 80% dos problemas da empresa são gerados por 20% de causas. Esta técnica de tomada de decisão separa o número limitado de fatores de entrada estatisticamente que têm o maior impacto no resultado, seja desejável ou indesejável. 

O Princípio de Pareto é aplicável em vários campos, desde a economia ao controle de qualidade. Nesse artigo exploramos mais sobre os conceitos por trás do Princípio, apresentamos exemplos de aplicação e mostramos como montar um Diagrama de Pareto e conduzir uma análise. Confira.

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O que é o Princípio de Pareto?

Em 1906, o economista italiano Vilfredo Pareto criou uma fórmula matemática para descrever a distribuição desigual da riqueza em seu país. Pareto observou que 20% das pessoas possuíam 80% da riqueza do país. Ele não poderia saber, mas com o tempo essa regra se aplicaria com incrível precisão a muitas situações e seria útil em muitas disciplinas, incluindo o estudo da produtividade empresarial .

No final dos anos 1940, o Dr. Joseph M. Juran – um guru da qualidade do produto daquela época – atribuiu a Regra 80/20 a Pareto e a chamou de Princípio de Pareto ou Lei de Pareto. O Princípio pode não ter se tornado um termo familiar, mas a regra 80/20 é certamente citada até hoje para descrever a desigualdade econômica.

O diagrama ou gráfico de Pareto é a aplicação desse princípio e foi escolhido pelo Dr. Ishikawa para ser uma das 7 Ferramentas da Qualidade.

Benefícios da Análise de Pareto

Entre os benefícios do uso de uma análise de Pareto destacamos dois principais:

• A primeira é que ele pode categorizar e estratificar coisas como erros, defeitos, atrasos, reclamações de clientes ou quaisquer outras medidas da qualidade resultante de um processo ou negócio para que os envolvidos possam identificar diferentes classes ou tipos de problemas.
• Em segundo lugar é que ele exibe graficamente os resultados em um gráfico de Pareto ou diagrama de Pareto, de modo que os poucos problemas significativos emergem do cenário geral.

Além disso, você a Análise de Pareto também é uma ferramenta útil para ajudá-lo a priorizar e gerenciar o trabalho em diversas áreas da sua vida. Veja os exemplos a seguir.

Uso do Princípio de Pareto na Qualidade

Juran levou o princípio de Pareto mais longe, aplicando a regra 80/20 aos estudos de qualidade. Por exemplo, ele teorizou que 20% dos defeitos causam 80% dos problemas na maioria dos produtos.

Hoje, os gerentes de projetos sabem que 20% do trabalho consome 80% do tempo e dos recursos. Esses 20% são compostos pelos primeiros 10% e os últimos 10% do projeto.

Outros exemplos que você pode ter encontrado incluem:

• 80% das receitas de uma empresa são geradas por 20% de seus clientes
• 80% das reclamações vêm de 20% dos clientes 
• 80% dos problemas de qualidade afetam 20% dos produtos de uma empresa 

Como regra oposta:

• 20% dos investidores fornecem 80% do financiamento
• 20% dos funcionários usam 80% de todos os dias de licença médica
• 20% das postagens de um blog geram 80% de seu tráfego

Há um número quase ilimitado de exemplos aos quais tendemos a aplicar a regra 80/20 em nossa vida pessoal e profissional.

Na maioria das vezes, estamos nos referindo à Regra de Pareto sem aplicar uma análise matemática rigorosa à situação. Nós generalizamos sobre essa métrica 80/20, mas mesmo com a matemática desleixada, a proporção é estranhamente precisa em nosso mundo. 

Usando a regra 80 20 para ajudar na produtividade 

A regra 80/20 pode ser usada de várias maneiras para aumentar sua produtividade ou a de sua empresa. Primeiro, se você olhar atentamente para os itens da sua lista de “Tarefas”, é provável que apenas alguns estejam ligados a questões importantes. Embora possa ser satisfatório riscar um grande número de questões menores, a regra 80/20 sugere que você se concentre nos poucos itens mais importantes que gerarão os resultados mais significativos. A lista pode não ficar muito mais curta, mas você estará praticando uma priorização eficaz. 

Em seguida, ao avaliar os riscos de um projeto futuro, você descobrirá que nem todos os riscos têm a mesma importância. Selecione os riscos que apresentam o maior potencial de dano e concentre suas atividades de monitoramento e planejamento de risco neles. Não ignore os outros, apenas distribua seus esforços proporcionalmente. 

20% dos clientes

Mencionamos anteriormente que as receitas da empresa provêm de uma pequena parte da base total de clientes. Concentre-se nos 20% de seus clientes que constituem a maior parte de suas receitas e invista seu tempo para entender, identificar e qualificar clientes semelhantes. 

Avalie regularmente os 80% de seus clientes que geram 20% de seus negócios e identifique oportunidades de descartá-los para clientes que geram melhores resultados. Alguns gerentes e empresas selecionam ativamente suas listas de clientes a cada poucos anos, efetivamente despedindo os clientes de pior desempenho. 

Procure a regra 80/20 em seu atendimento ao cliente. Se 20% de seus produtos estão criando 80% de suas reclamações, faça uma análise de causa raiz para identificar os problemas de qualidade. Concentre-se em quaisquer problemas de documentação e execute as ações corretivas conforme necessário.

Pareto para avaliar cargas de trabalho

Empreendedores e profissionais independentes podem usar a regra 80/20 para avaliar suas cargas de trabalho. Eles podem descobrir que uma quantidade desproporcional de seu tempo é gasta em atividades triviais, como trabalho administrativo que pode ser terceirizado de forma fácil e barata.

Ao avaliar seu progresso no meio do ano em suas metas , concentre-se nas poucas que são mais críticas para seu desenvolvimento ou sucesso. Como nessa lista de tarefas, nem todos os deveres e objetivos são criados igualmente.

Limites práticos para a regra 80 20

A regra 80/20 tem muitas aplicações em nosso trabalho e vida pessoal, mas também existem campos minados aqui. 

Se você for um gerente, não se concentre nos 20% dos melhores desempenhos de sua equipe em detrimento dos outros 80%. Você é responsável por aumentar o número de profissionais de alto desempenho, não apenas avaliando e potencialmente eliminando aqueles que apresentam baixo desempenho. 

Como investidor, você pode pensar que a regra 80/20 sugere a redução da diversificação de seu investimento. Você pode fazer ajustes em seu portfólio se apenas 20% de seus investimentos estão gerando 80% dos resultados, mas preste muita atenção ao mix geral de seu portfólio.

O princípio de Pareto é uma construção útil ao analisar esforços e resultados. É valioso quando aplicado a listas de tarefas ou objetivos. Ele pode fornecer uma estrutura útil para lidar com muitos problemas. Use-o com liberalidade, mas não se esqueça de que 20% de qualquer coisa não é uma quantidade insignificante.

Como fazer um Diagrama de Pareto

Embora existam várias maneiras diferentes de conduzir uma análise de Pareto, elas tendem a girar em torno dos mesmos princípios orientadores. A principal diferença é a existência ou não de dados já coletados.

1.Definir o problema: Antes de iniciar qualquer coleta de dados, é necessário ter muito bem definido qual é o problema que será analisado. A falta de uma clara definição do problema pode acarretar em dificuldades de interpretação posterior dos dados, falta de dados essenciais e desperdício de tempo com coleta de dados não essenciais

2.Preparar planilha e coletar dados: Listar os itens escolhidos, os totais individuais, os totais acumulados, os percentuais em relação ao total geral e os percentuais acumulados.

3.Ordenar itens em ordem decrescente de frequência: Ordene os itens de maior a menor frequência e preencha a planilha de dados para o Diagrama de Pareto. Os “outros” itens sempre devem estar na última linha, seja qual for o seu tamanho. Isto é feito porque se trata de um grupo no qual cada item é menor que o menor item listado individualmente.

4.Definir escalas e traçar eixos horizontal e vertical: Traçar dois eixos verticais e um horizontal.

• Eixos verticais: Lado esquerdo: marcar este eixo com uma escala de 0 ao total geral. Lado direito: marcar este eixo com uma escala de 0 a 100%
• Eixo horizontal: Dividir este eixo pelo número de  intervalos equivalente ao número de itens da classificação, escrevendo os nomes dos respectivos itens.

5.Construir diagrama de barras: Traçar as barras com altura correspondente ao valor da frequência de cada item, obtido da planilha de dados.

6.Desenhar curva de valores acumulados: Traçar a curva acumulada (curva Pareto), marcando os valores de cada item (total acumulado ou percentual acumulado) à direita do respectivo intervalo e conectar os pontos com linhas retas.

7.Completar a identificação do diagrama: Escrever outras informações necessárias para completar a identificação do diagrama, tais como: título, período de tempo em que se coletaram os dados, lugar, data, etc.

Como fazer um Diagrama de Pareto quando você não tem dados quantitativos

Você também pode gerar um Pareto através de uma pontuação em grupo, o que é muito gerado como forma de priorizar problemas em grupos de melhoria. Nesse caso, as seis etapas para conduzir uma análise de Pareto são:

1. Identifique e liste os problemas : Escreva uma lista de todos os problemas que você precisa resolver.
2. Pontue os problemas : O método de pontuação usado dependerá do tipo de problema que precisa ser resolvido. Se o problema gira em torno de uma empresa que tenta melhorar os lucros, a pontuação pode se concentrar em quanto cada problema está custando a eles. Ou, se estiverem tentando aumentar a satisfação do cliente, podem pontuar os problemas com base no número de reclamações que seriam eliminadas se o problema fosse resolvido.
3. Agrupe os problemas : Agrupe os problemas pela causa raiz.
4. Some as pontuações : some as pontuações de cada grupo de causa. O grupo com a pontuação mais alta deve ter a prioridade mais alta, enquanto o grupo com a pontuação mais baixa deve ter a prioridade mais baixa.
5. Aplique um metódo de análise e solução de problemas: Para cada problema identifique sua causa fundamental e estabeleça ações para atacar as causas dos problemas. Use um método como os 8 passos da Toyota (baixe o ebook abaixo), MASP ou DMAIC.

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Para aqueles que desejam uma representação gráfica dos problemas aconselha-se dividir a pontuação de cada problema pelo total geral de todas as pontuações para obter uma porcentagem. Os tomadores de decisão devem então desenhar um gráfico com um eixo horizontal e dois eixos verticais. O eixo vertical esquerdo deve ser marcado em incrementos de zero ao total geral de todas as pontuações de problemas. Por outro lado, o eixo vertical direito deve ser marcado em incrementos de zero a 100 por cento.

Em seguida, os líderes devem construir um diagrama de barra vertical, com a pontuação de porcentagem mais alta à esquerda e a mais baixa à direita. A altura de cada barra deve corresponder ao valor do eixo esquerdo e a porcentagem do total do eixo direito.

Finalmente, para descobrir qual porcentagem do total de problemas será resolvida quando mais de um for abordado, um gráfico de linha deve ser adicionado ao topo.

Começando no ponto zero à esquerda, trace uma linha mostrando a porcentagem total acumulada alcançada com a adição de cada classificação de problema. “A linha deve terminar na marca de 100 por cento no eixo direito.”

Considerações finais

A Análise de Pareto é uma técnica simples de tomada de decisão que pode ajudá-lo a avaliar e priorizar diferentes problemas ou tarefas, comparando o benefício que a solução de cada um trará.

É baseado no Princípio de Pareto (também conhecido como Regra 80/20) – a ideia de que 80% dos problemas podem ser o resultado de apenas 20% das causas.

Use suas descobertas para priorizar sua carga de trabalho, de modo que seus esforços possam ser direcionados para os problemas mais impactantes e longe dos problemas menos impactantes.