Programa de ideias: guia de implantação

Por meio de programa de ideias equipes e empresas economizam milhões de reais anualmente. Em média as ideias dos funcionários podem gerar uma economia de R$ 1.000 por pessoa por ano. Para uma empresa com 250 funcionários isto resulta em benefícios econômicos de um quarto de milhão de reais por ano.

Mas como as empresas podem fazer o melhor uso possível da criatividade de seus funcionários? Como eles podem obter vantagens mensuráveis ​​na competição por qualidade, custos e inovações? 

Você aprenderá mais sobre programas de gestão de ideias neste artigo. 

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Como as empresas se beneficiam dos programas de ideias

Para se manterem competitivas as empresas dependem de processos de negócios eficientes, uma estrutura de custos enxuta e um aumento constante da produtividade. O programa de ideias envolve os funcionários nesses desafios importantes. 

O objetivo de um sistema de gerenciamento de ideias é aumentar continuamente o número, o valor médio e a taxa de implementação das ideias dos funcionários. Um exemplo hipotético ilustra isso: A Empresa ABC S/A tem 250 funcionários.

• Se a empresa gerar 0,75 ideias por ano por funcionário, cada ideia com uma economia média de R$ 750,00 e uma taxa de implantação de 24% (de todas as ideias geradas), isto resulta em economia anual de R$33.750.
• Por meio de campanhas de incentivo a novas ideias a empresa pode aumentar o número médio para 3 ideias por funcionário ano, cada uma com um valor médio de R$ 2.500 de economias. Além disso, através da melhor gestão aumenta-se a taxa de implementação para 36% e, como consequência, a economia anual para a empresa sobre para R$ 675.000.

O programa de ideias está intimamente relacionado ao processo de melhoria contínua. Seus objetivos incluem a otimização de processos e o desenvolvimento de inovações nos processos. Mas o gerenciamento de ideias faz ainda mais! 

A gestão da inovação, o desenvolvimento de produtos e o desenvolvimento de inovações em serviços também se beneficiam desta engenhosidade. Em tempos de digitalização, a gestão de ideias desempenha um papel cada vez mais importante na transformação digital das empresas.

Na prática existem inúmeras sobreposições entre o programa de gestão de ideias, a gestão do conhecimento, o processo de melhoria contínua, a gestão de processos e a gestão de riscos. Todas essas áreas são fontes potenciais de novas ideias.

Como o gerenciamento de ideias evoluiu nos últimos anos

Inicialmente a gestão de ideias consistia em um processo de ideação e inovação claramente definido, que incluía a ideação , a avaliação e a implementação de ideias na forma de etapas sucessivas claramente definidas. 

Por meio do uso de tecnologias da Internet, é possível hoje se beneficiar mais efetivamente da inteligência coletiva dos funcionários. Além disso, o feedback dos clientes pode ser incluído usando métodos como cocriação , cocriação com cliente e inovação aberta . A promoção da criatividade e o apoio de especialistas – semelhante à função do gerente de melhoria contínua – também é o foco.

O processo de gestão de ideias

O processo de gestão de ideias começa com a busca por oportunidades de melhoria em produtos e processos. Na fase inicial do processo os funcionários são motivados a buscar, discutir e analisar ativamente as dificuldades e os problemas. Ao mesmo tempo buscam-se soluções de outras empresas e setores.

No estágio de geração de ideias as sugestões concretas são desenvolvidas. Na sequência elas são avaliados e priorizadas. Depois as melhores ideias são então desenvolvidas em conceitos concretos que incluem um plano de implementação. Por fim, na fase de implementação as responsabilidades são estabelecidas e os principais indicadores de desempenho são definidos para monitorar o sucesso.

Como implantar o programa de ideias na sua empresa

O estabelecimento de um sistema moderno de gestão de ideias na empresa apresenta inúmeras vantagens, entre as quais destacam-se:

• Reduções de custos contínuas que tornam os processos mais eficientes e as empresas mais competitivas;
• Aumento da qualidade e da produção por meio de ideias de melhoria dos funcionários;
• Novas ideias de produtos e serviços.

O programa de ideias também oferece vantagens para temas estratégicos, como o desenvolvimento de serviços digitais: através do relacionamento de funcionários mais jovens com os mais experientes de diferentes departamentos/áreas, as atitudes e visões dos Nativos Digitais são combinadas com a experiência dos funcionários antigos.

Não são apenas as grandes empresas que se beneficiam dos programas de ideias. Eles também contribuem para um aumento mensurável da competitividade nas pequenas e médias empresas (PMEs) – como em empresas com 10 ou mais empregados.

O que é um sistema de gestão de ideias?

Um sistema de gestão de ideias descreve todas as medidas estruturais e culturais através das quais a gestão de ideias e o processo de melhoria contínua de uma empresa são apoiados. Um sistema de gerenciamento de ideias é composto pelos seguintes componentes:

• Processo de gerenciamento de ideias: compreende todo processo desde a geração inicial da ideia, passando pelos vários estágios de decisão até a sua implementação.
• Objetivos e critérios de medição: diz respeito a definição dos objetivos que uma empresa deseja alcançar através da introdução do gerenciamento de ideias. Podem ser metas monetárias (em termos de economias geradas, por exemplo), mas também podem ser metas culturais ou organizacionais (como melhorar o engajamento dos empregados e o clima da empresa). 
• Funções e responsabilidades: é necessário definir quem são os responsáveis por cada etapa no sistema de gerenciamento de ideias, incluindo as funções de apoio como os avaliadores, patrocinadores e especialistas a serem consultados (Segurança do Trabalho, Engenharia,…) dependendo do tipo de ideia.
• Medidas culturais: A cultura de inovação da empresa contribui significativamente para o sucesso de um programa de ideias. Nesse sentido medidas como concursos de ideias ou workshops sobre o assunto contribuem para promover uma cultura de inovação.
• Ofertas de educação continuada: Os funcionários recebem treinamento adicional em tópicos como ideação e desenvolvimento de ideias.

Todos esses componentes são coordenados em um sistema de gerenciamento de ideias, com um único objetivo: a geração e implementação do maior número possível de ideias de alta qualidade. 

As cinco questões mais importantes sobre programas de ideias

Em nossa experiência e na literatura sobre o assunto algumas dúvidas sobre a gestão de ideias surgem com frequência. Nós respondemos as cinco mais importantes aqui.

Como faço para motivar os funcionários a se envolverem no programa de ideias?

O comprometimento dos funcionários varia naturalmente. O número e a qualidade das ideias, bem como a velocidade de resposta estão sempre diminuindo. Campanhas e desafios de inovação são ferramentas eficazes para aumentar a participação dos funcionários na gestão de ideias. Bônus criativos também têm efeito significativo: não dê apenas dinheiro, mas pense em coisas que as pessoas normalmente não compram.

Como podemos aumentar a qualidade das ideias?

Concentre sua gestão de ideias nos tópicos estrategicamente mais importantes para sua empresa. Isso pode ser, por exemplo, aumentar a eficiência de processos e procedimentos, a redução de custos ou o uso de novas tecnologias. 

Inicie como pedidos regulares para fomentar ideias sobre estes tópicos. Comunique os critérios de avaliação das ideias de forma aberta e transparente desde o início.

Qual é a tarefa de um coordenador do programa de ideias?

Os coordenadores (ou facilitadores) do programa de ideias são responsáveis ​​por organizar, estruturar e monitorar o processo de gestão de ideias. Eles inspiram os colegas a pensar em melhorias, identificar problemas e desafios na empresa e enviar ideias de melhorias. 

Eles mantêm contato com os tomadores de decisão na empresa e garantem que as decisões no processo de gestão de ideias sejam tomadas rapidamente.

Qual é a diferença entre gerenciamento de ideias e gerenciamento da inovação?

Por tradição a gestão de ideias lida com questões de melhoria interna, enquanto a gestão da inovação é usada para desenvolver novos produtos e inovações de serviço. No entanto, existem sobreposições. Por exemplo, a otimização do processo também é frequentemente referida como inovação de processo. Por outro lado, a introdução de produtos inovadores muitas vezes também requer ideias para melhorar os processos internos.

Como criar um sistema bem sucedido de bonificação para o programa de ideias?

A gestão de ideias nas empresas é frequentemente regulamentada por acordos (muitas vezes trabalhistas) que especificam exatamente que tipo de bônus são pagos. Os sistemas de bônus mais bem-sucedidos são baseados no valor econômico de cada ideia, como o valor anual em termos de redução de custos ou aumento da produção com o novo processo após a implantação da ideia. Nesse sentido, os funcionários recebem uma parte do valor que a empresa ganha com a ideia.

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Programa de ideias – os 5 fatores de sucesso

O gerenciamento de ideias bem-sucedido é caracterizado por fatores claros de sucesso. O acadêmico Dr. Jens-Uwe Meyer pesquisou sobre o assunto e chegou a conclusão que os fatores de sucesso mais importantes para um programa de ideias incluem:

• Compromisso da alta liderança: empresas nas quais o conselho de administração e os executivos motivam consistentemente seus funcionários a desenvolver ideias podem ativar o potencial criativo de seus funcionários muito melhor do que empresas nas quais a gestão de ideias é um tópico secundário.
• O sistema de valores: as empresas que promovem um ambiente de trabalho criativo afastam os medos e receios dos funcionários de ter suas ideias rejeitadas e classificadas como “erradas” ou “estúpidas”. No gerenciamento de ideias aplica-se a regra prática: dez ideias rejeitadas resultam em uma ideia implementada com sucesso. E essa regra é aceita em uma empresa com um ambiente de trabalho criativo.
• Uma conexão entre departamentos: Os funcionários muitas vezes sentem que estão isolados em silos ou ilhas chamadas “departamentos” ou “áreas”. Por quê? A divisão do trabalho nas empresas leva inevitavelmente a uma espécie de visão míope. Um moderno sistema de gestão de ideias garante que os funcionários possam ver e não tenham medo de olhar além de seus próprios horizontes.
• Um sistema de incentivos: no gerenciamento de ideias clássico os funcionários eram motivados por bônus em dinheiro em troca de ideias viáveis. Por outro lado, a gestão de ideias moderna oferece incentivos que vão além disso: os funcionários podem por exemplo receber pontos por atividades como escrever, comentar e avaliar ideias.
• Alegria! A ciência e a prática mostraram claramente que o gerenciamento de ideias bem-sucedido é divertido para funcionários e equipes. As empresas podem promover isso por meio de eventos inspiradores, mas, acima de tudo, por meio de ferramentas de trabalho que motivem.

Programa de ideias – O potencial subestimado da empresa

No livro livro ” Criatividade corporativa – Como a inovação e a melhoria realmente acontecem “, os especialistas em gerenciamento de ideias Alan G. Robinson e Samuel Stern destacaram o dilema de vários executivos que lidam com o gerenciamento de ideias. Executivos e diretores de empresas muitas vezes estão cientes de que o potencial criativo de sua empresa é consideravelmente maior do que o que estão usando atualmente. Porém de acordo com os cientistas eles têm dificuldade em despertar esse potencial criativo na gestão de ideias.

Ao construir um programa de gestão de ideias as empresas e sua liderança podem identificar e explorar o potencial subestimado.

Os fatores decisivos são:

• Entreviste funcionários sobre suas ideias e desejos;
• Inspire os funcionários a participar do programa de ideias;
• Obtenha o apoio da alta liderança ou do conselho de administração;
• Selecione e use as ferramentas certas.