O que é e como construir um Mapa de Fluxo de Valor

O mapeamento do fluxo de valor (também conhecido como Value Stream Mapping em inglês ou sua abreviação VSM) é uma técnica Lean (da manufatura enxuta) para analisar, projetar e gerenciar o fluxo de materiais e informações necessários para levar um produto até o cliente. Também conhecido como “mapeamento do fluxo de material e informação” ele usa um sistema de símbolos padrão para representar vários fluxos de trabalho e fluxos de informação. Os itens são mapeados como agregadores ou não agregadores de valor do ponto de vista do cliente, com o objetivo de eliminar itens que não agregam valor.

O mapa de fluxo de valor pode ser usado para melhorar qualquer processo em que haja etapas repetíveis – e especialmente quando há várias transferências. Na manufatura as transferências são mais fáceis de visualizar porque geralmente envolvem a transferência de uma entrega tangível por meio de estações de trabalho. Se por exemplo surge um problema ao montar um veículo, os trabalhadores da linha podem ver as peças físicas se acumulando e obstruindo uma determinada parte da linha de montagem. Eles podem então parar a linha para resolver esse problema e fazer o processo fluir novamente.

A aplicação do mapeamento do fluxo de valor – também conhecido como “visualização” ou “mapeamento” de um processo – não se limita à linha de montagem. O mapeamento do fluxo de valor enxuto ganhou impulso no trabalho de conhecimento porque resulta em melhor comunicação e colaboração da equipe.

Grande parte do desperdício no trabalho do conhecimento ocorre nas transferências (ou tempo de espera) entre os membros da equipe e não nas próprias etapas. Transferências ineficientes levam a baixa produtividade e baixa qualidade. O mapa de fluxo de valor ajuda a identificar desperdícios e simplificar o processo de produção. O mapeamento do fluxo de valor pode ser aplicado aos fluxos de entrega do produto e do cliente. O fluxo do produto se concentra nas etapas necessárias para otimizar a entrega e conclusão do produto. O fluxo do cliente se concentra nas etapas necessárias para atender às solicitações e expectativas do usuário final.

Benefícios do Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM)

• Destaca todos os processos que não agregam valor ao produto ou serviço geral que podem então ser eliminados ou reduzidos;
• Fornece uma melhor visualização do fluxo geral do processo;
• Forma a base para um plano de melhoria;
• Mostra as ligações entre os materiais e o fluxo de informação;
• Esta ferramenta ajuda a gerenciar o processo de mudança;
• Permite que a empresa veja as coisas da perspectiva do cliente, o que aumenta o valor para o cliente.

Estágios do fluxo de valor 

O objetivo do Mapeamento do Fluxo de Valor é criar uma imagem de como os itens (como materiais, designs ou necessidades do cliente) fluem através do fluxo de valor – desde as matérias-primas e insumos até o produto final do cliente.

O Mapeamento do Fluxo de Valor é mais bem aplicado a processos que são razoavelmente rotineiros e padronizados. As empresas de manufatura são exemplos óbvios disso. Mas qualquer organização que forneça um conjunto padrão de produtos ou serviços provavelmente se beneficiará da aplicação do VSM. É improvável que o Mapeamento do Fluxo de Valor seja útil onde os processos de trabalho mudam continuamente ou onde produtos personalizados são entregues, porque o fluxo pode mudar com cada cliente ou projeto.

Siga estas etapas para usar a ferramenta de Mapeamento do Fluxo de Valor:

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Passo 1. Identifique o produto ou serviço a ser mapeado

Escolha um processo para o qual você gostaria de implementar práticas mais enxutas e eficientes.

É importante definir o escopo do seu mapa. Identifique os pontos inicial e final e certifique-se de mapear de uma extremidade a outra do processo, para que possa ver onde estão os gargalos e as atividades sem valor.

Você também precisa identificar qual parte do processo geral precisa examinar. Por exemplo, se a quantidade de lucro que você está gerando com cada pedido está caindo você pode querer observar como um pedido inteiro é atendido. Se o volume de pedidos estiver caindo convém examinar o processo de vendas com mais detalhes.

Se você compartilhou equipamentos ou outros recursos pode querer olhar para a manufatura como um sistema completo, em vez de olhar para a manufatura de um produto.

Passo 2. Desenhe o Mapa do Estado Atual

Para ajudá-lo a desenhar o mapa reúna uma equipe de pessoas que representam as partes interessadas no processo. Inclui pessoas que gerenciam e apoiam as várias partes do fluxo de valor. É de vital importância aqui incluir as pessoas que realmente fazem o trabalho e não apenas os gerentes ou líderes de equipe – do contrário você corre o risco de criar um VSM que mostra o que deve acontecer em vez do que realmente acontece.

Você pode então observar e coletar dados para completar o mapa:

• Faça um brainstorm de quem está envolvido, tanto interna quanto externamente; o que é necessário para entregar o produto ou atender à necessidade do cliente; e as tarefas ou atividades que entram na produção dos produtos.
• Coloque essas tarefas em ordem tanto quanto possível e inclua os custos e o tempo real de trabalho para cada tarefa a fim de construir uma imagem do desempenho médio para cada tarefa (e – em última análise – para todo o processo ponta a ponta ).
• Observe os atrasos entre os estágios do processo – por exemplo, quanto tempo uma tarefa fica na bandeja de entrada de alguém – e adicione isso.

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Passo 3. Avalie o fluxo de valor atual

Nesta etapa você analisa se cada atividade do processo está agregando valor. É aqui que você pode procurar oportunidades de melhoria Lean. Nosso artigo sobre os 8 Tipos de Desperdícios Lean pode lhe ajudar a identificar as oportunidades de melhoria.

• Em cada ponto do mapa pergunte-se: “Esta atividade agrega valor?”
• Identifique seus pontos de valor agregado.
• Identifique seus pontos sem valor agregado (por exemplo locais onde o material é armazenado, papelada redundante ou excessiva e locais onde há longos prazos de entrega).
• Determine quais pontos sem valor agregado ainda são necessários (por exemplo para atender aos requisitos regulamentares, abordar outras questões de conformidade e garantir a segurança do trabalhador).

Passo 4. Crie um Mapa do Estado Futuro

Mapeie como deseja que seu processo aprimorado pareça no futuro. Como o processo funcionará depois de você eliminar os desperdícios identificados na etapa anterior? Siga estas dicas:

• Suponha que tudo é possível.
• Pergunte a si mesmo o que seu concorrente mais enxuto faria.
• Considere como você estruturaria o processo se estivesse começando o negócio hoje com capital ilimitado.
• Procure atividades semelhantes e veja se há uma maneira de agrupá-las.
• Identifique gargalos e eventos críticos.
• Procure maneiras de simplificar atividades complexas.
• Confirme se os clientes realmente valorizam cada atividade de transformação.

Procure formas comuns de desperdício como estes:

• Movendo produtos / materiais de forma ineficiente.
• Usar equipamentos e pessoas desnecessariamente.
• Manter muito ou pouco estoque.
• Execução de verificações de qualidade ineficientes.
• Armazenamento de produtos acabados.
• Adicionar recursos ou conduzir processamento que o cliente não valoriza.

Passo 5. Crie um plano para implementar o estado desejado

Depois de identificar seus objetivos você pode desenvolver um plano de mudança. Neste ponto muitas organizações também iniciam outros processos enxutos – como  Kaizen,  Kanban e Just in Time (JIT). Lembre-se porém de que o tempo que você investe em VSM só compensará se você seguir o plano de implementação.

Estas diretrizes o ajudarão a fazer isso:

• Use o VSM para comunicar suas metas e objetivos.
• Em sua equipe VSM inclua pessoas que trabalharão com as novas atividades. Isso ajuda a aumentar a adesão.
• Fale frequentemente sobre operações enxutas e eficientes para que se tornem parte de sua cultura corporativa.
• Procure maneiras de recompensar o trabalho eficiente e as sugestões de eficiência.

Passo 6. Implementar o plano

Várias técnicas podem ser usadas, mas uma das mais populares usadas com VSM é uma série de “Eventos Kaizen” cada uma com duração de aproximadamente uma semana. Isso o move gradualmente do estado atual para o futuro.

Passo 7. Revise e repita

Reveja seus resultados cuidadosamente para ver onde você fez melhorias e como você pode aplicar o que aprendeu a outras áreas de seu negócio.

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Considerações finais

O Mapa do Fluxo de Valor cria uma representação gráfica de como um processo funciona, mostrando as ligações entre os fluxos de material e de informações.

Ele fornece uma linguagem comum para as pessoas comunicarem o que está acontecendo e por que as coisas precisam mudar. Trabalhando no processo você terá uma compreensão muito melhor de como suas atividades de trabalho se encaixam e será capaz de criar um plano de ação para eliminar desperdícios e, em última análise, aumentar os lucros para sua empresa.