Metodologia de Projetos ágil ou tradicional? Como e quando escolher

Ao longo dos anos muitas abordagens e metodologias de projetos foram desenvolvidas para diferentes necessidades de negócio. Embora a diferença entre o sucesso e o fracasso dependa de muitos fatores, a seleção de uma metodologia adequada de gerenciamento de projetos está entre as mais importantes. Este artigo compara a gestão de projetos tradicional (também chamada de preditiva ou cascata) com a gestão de projetos ágil (também chamada de adaptativa) e examina as vantagens e desvantagens de ambas.

Qualquer pessoa que já trabalhou em um projeto – como gerente de projeto ou na equipe do projeto – dirá que é muito mais fácil falar do que efetivamente conseguir concluir o projeto no prazo, no orçamento e dentro do escopo. Uma infinidade de fatores internos e externos pode impedir o andamento de um projeto e o resultado desses eventos no sucesso do projeto pode ser extremamente significativo. Escolher a metodologia certa de gestão de projetos é fundamental para garantir que seu projeto seja executado sem problemas.

Neste post examinamos uma questão que está dominando o debate sobre gerenciamento de projetos: Ágil é a solução para criar projetos mais rápidos e com melhores resultados ou apenas mais uma palavra da moda em gerenciamento de projetos? Para descobrir pretendemos responder às seguintes questões: 

• Por que as metodologias de gestão de projetos são importantes?
• O que é a gestão de projetos tradicional?
• O que é gestão ágil de projetos?
• Como posso escolher a metodologia adequada para o meu caso?

Por que as metodologias de projetos são importantes?

A metodologia de gestão de projetos que você escolhe conecta uma estratégia de negócios mais ampla às pessoas que transformam suas ideias em realidade, fornecendo a estrutura necessária para fazer as coisas acontecerem.

Por isso, a escolha da metodologia mais adequada requer um entendimento claro de ambas as partes do negócio sobre as necessidades de uma empresa, o que é essencial para alcançar resultados positivos por meio de um trabalho de projeto focado. É importante que os líderes de negócio tenham um conhecimento sólido dos processos de desenvolvimento, ao mesmo tempo que é igualmente necessário que as equipes não conectadas diretamente com o cliente final entendam os requisitos das partes interessadas corporativas e saibam o que precisam fazer para atendê-los. 

Saiba mais sobre gestão de projetos no nosso Guia definitivo sobre Gestão de Projetos.

A seleção de uma estratégia de gerenciamento de projetos apropriada, associada a uma comunicação eficaz em todos os níveis da organização, pode ajudar as empresas a atingir os seus objetivos. A escolha entre as metodologias clássicas e ágeis define a forma como os gerentes de projetos abordam seus projetos, o que por sua vez tem um impacto significativo nos resultados. Portanto, é importante compreender os pontos fortes e as desvantagens de cada abordagem para garantir que a abordagem escolhida o ajude a executar seu projeto com eficiência.

Abordagem tradicional de gestão de projetos (preditiva ou cascata) 

A metodologia tradicional é sequencial e linear por natureza e por isso, também é chamada por metodologia de cascata (waterfall em inglês). Ela também é chamada por outros de abordagem preditiva, dada sua ênfase em planejar primeiro tudo o que precisa ser feito e, em seguida, entrar em ação.

Embora esta abordagem permita mais espaço para controlar cada fase do projeto, ela não reage tão bem a mudanças no escopo do projeto. O processo de decisão sobre as tarefas a realizar em um projeto depende de três fatores: tempo, custo e escopo, que são os vértices do chamado triângulo de gerenciamento de projetos, também conhecido como triângulo de restrições do projeto. O equilíbrio desses três fatores influenciará muito a aparência das entregas do projeto. Durante o estágio de iniciação do projeto (veja abaixo), um consenso sobre o equilíbrio correto deve ser estabelecido e documentado na fase de planejamento.

Outra característica importante é que a abordagem preditiva requer que os requisitos e especificações exatas do produto, serviço ou resultado do projeto acabado sejam documentados desde o estágio inicial. Olhando pelo lado positivo isto deixa bem claro para todos na equipe do projeto o que é esperado e serve como uma diretriz em cada fase de desenvolvimento posterior. Por outro lado, especificar o escopo detalhadamente é um processo extremamente demorado que pode afetar o cronograma do projeto: a especificação em si não tem valor para os clientes e pode ser objeto de um longo debate. 

A abordagem de gestão de projetos tradicional geralmente é dividida em cinco fases distintas:

• Iniciação. Nesta fase, o projeto recebe “luz verde” do seu patrocinador e é definido o âmbito inicial do projeto.
• Planejamento. O escopo do projeto apresentado no estágio de iniciação é bastante detalhado com especificações e outros detalhes técnicos. O cronograma e orçamento também são definidas neste momento. 
• Execução. Durante esta fase o trabalho do projeto é realizado de acordo com o plano do projeto. 
• Monitoramento e controle. O trabalho realizado durante a fase de execução é avaliado e ações para corrigir eventuais desvios do plano do projeto são implementadas. 
• Encerramento. A fase final inclui a aprovação do cliente e o arquivamento da documentação do projeto. Também podem incluir o registro das “lições aprendidas” que servirão de base para ajudar as equipes a ter um melhor desempenho em projetos futuros.

Benefícios da metodologia tradicional de gerenciamento de projetos

Usar uma abordagem sequencial com etapas pré-planejadas traz vários benefícios para uma organização.

Direção Clara

Como tudo é pré-planejado cada membro da equipe conhece suas responsabilidades e os requisitos do projeto. Isso permite que eles trabalhem com eficiência e com supervisão mínima.

Alto nível de controle

O gerente de projeto detém quase todo o poder em uma configuração tradicional e até mesmo a mudança mais trivial precisa ser aprovada pelo gerente ou ao menos passar para ele avaliar e levar a um grupo maior deliberar. Isso evita desvios do escopo original do projeto .

Ponto único de responsabilidade

Uma vez que os gerentes de projeto detêm todo o poder, eles serão naturalmente responsáveis ​​pelo sucesso ou fracasso do projeto. Em vez de contatar várias pessoas, os patrocinadores do projeto e executivos da empresa sempre sabem a quem abordar durante o projeto para obter todas as atualizações necessárias.

Documentação clara

A documentação adequada é, na verdade, a base da metodologia tradicional de gerenciamento de projetos. Os documentos não apenas padronizam todo o processo, mas também podem ser usados ​​para orientação em outros projetos no futuro e garantem a retenção do conhecimento e facilitam o treinamento de novos membros do projeto.

Quando escolher a abordagem tradicional em vez da ágil

Algumas coisas a serem consideradas quando usar a metodologia preditiva (tradicional) ao invés da adaptativa (ágil):

• O cliente sabe exatamente o que deseja;
• O cliente não espera grandes mudanças no escopo;
• Orçamento e / ou cronograma são fixos ou difíceis de modificar;
• A empresa tem uma cultura e estrutura de comando e controle muito consolidada;
• O cliente não está disponível para se envolver intensamente no projeto;
• O projeto demandará muitas interfaces externas;
• Os membros da equipe precisam de orientação, gerenciamento e supervisão.

Baixe aqui seu ebook gratuitamente

Gestão ágil de projetos

“Tornar-se ágil” é uma palavra da moda importante nos negócios hoje: um santo graal para equipes de projeto de que se fala com frequência, mas que com menos frequência ainda é compreendida de maneira adequada.

Em sua essência o ágil surgiu na indústria de desenvolvimento de softwares e os elementos da metodologia têm sido amplamente usados ​​desde a década de 1950, levando à publicação do Manifesto para o Desenvolvimento Ágil de Software em 2001. O sucesso do ágil na esfera do desenvolvimento de software levou esta metodologia de gestão de projetos a se expandir para muitos outros tipos de indústrias, como na engenharia mecânica e eletrônica. 

A migração dos métodos tradicionais de gestão de projetos em direção às abordagens ágeis se deve, em parte, às limitações sistêmicas do próprio gerenciamento de projetos clássico. Em um ambiente de negócios acelerado e competitivo há uma necessidade clara de gerenciar os projetos de forma menos rígida, o que facilita mais liberdade no trabalho, experimentação e criatividade. Em vez de focar na documentação e nos processos para orientar o desenvolvimento os projetos ágeis são flexíveis, consistindo em interações não lineares que respondem a questões específicas importantes para os clientes. 

Os 4 principais valores do Ágil foram descritos no Manifesto de 2001 da seguinte forma: 

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.
• Software funcionando mais que documentação abrangente.
• Colaboração do cliente mais que negociação de contratos.
• Responder a mudanças mais que seguir um plano.

A abordagem ágil busca garantir uma melhor distribuição dos recursos por toda a equipe do projeto. Ao investir menos tempo na criação de especificações, planos e documentação do projeto, os esforços são investidos no desenvolvimento do próprio produto após cada novo lançamento. No entanto, pensar nos processos ágeis como menos disciplinados do que as estruturas clássicas de projeto é um equívoco: sem o comprometimento total com esses princípios um projeto ágil irá falhar.  

O gerenciamento ágil de projetos é iterativo. Em um projeto de desenvolvimento de produto as entregas seriam criadas por meio do desenvolvimento e lançamento de novas versões em intervalos regulares durante o projeto. À medida que o projeto avança essas versões se aproximam do objetivo inicial do projeto, mas incorporam simultaneamente os dados gerados durante o desenvolvimento. Os períodos entre os lançamentos são chamados de sprints, que geralmente duram de duas a quatro semanas. Após cada sprint outra versão é lançada. Essa abordagem também permite que as equipes ágeis trabalhem mais próximas dos clientes para os quais estão desenvolvendo o que, por sua vez, podem estar mais envolvidos no processo de desenvolvimento.

No entanto, a metodologia ágil pode ser aplicada a diferentes tipos de equipes também, como o marketing por exemplo. Neste caso, em uma campanha de posicionamento de marca poderia funcionar da seguinte maneira: em vez de selecionar um público-alvo na fase de planejamento para depois desenvolver a campanha publicitária, uma abordagem iterativa (testando e analisando ideias de materiais publicitários em um amostra menor do público da empresa) poderia ser usada para identificar o grupo mais adequado. Eles poderiam aplicar a metodologia também para testar diferentes estilos de mensagens e de conteúdo. Nesse contexto, trabalhar de acordo com os princípios do ágil pode levar a melhores resultados na campanha, pois a flexibilidade da abordagem ágil permite que a equipe do projeto reaja mais rapidamente ao feedback de cada interação. 

Vantagens de usar a metodologia ágil

Existem vários motivos pelos quais os profissionais de gestão de projetos preferem a metodologia ágil ao invés de abirdagens tradicionais. Alguns deles são discutidos abaixo:

Flexibilidade aprimorada

Quando o gerenciamento de projetos ágil e o tradicional são comparados, o ágil é claramente mais flexível. Como todo o projeto é dividido em sprints menores introduzir mudanças no meio do caminho fica extremamente fácil.

Transparência

Ao contrário da abordagem tradicional toda a equipe conhece o andamento do projeto no ágil. Nesta abordagem toda a equipe decide o plano em conjunto e compartilha a propriedade do projeto, o que aumenta a transparência do projeto. Da mesma forma, os clientes também são envolvidos em todo o projeto e seu feedback é levado em consideração para um produto final aceitável.

Colaboração eficaz

Todas as metodologias ágeis incentivam as equipes a compartilhar informações regularmente. Não há compartimentação de informações e a opinião de cada integrante é considerada independentemente do cargo que ocupam na empresa.

Por exemplo, no caso do gerenciamento de projetos Scrum, que é a metodologia ágil mais popular, as equipes têm reuniões diárias ‘stand-up’ e reuniões de planejamento de sprint, onde a equipe discute seu progresso, problemas e planos para o dia.

Resolução de problemas eficiente

Já que o ágil segue uma abordagem de ‘mãos à obra’ o processo de resolução de problemas torna-se mais fácil e eficiente. Os membros da equipe também têm autonomia para fazer mudanças triviais sem obter a aprovação do gerente de projeto, o que economiza muito tempo e estimula o progresso.

Redução da complexidade

Metodologias ágeis populares como a metodologia Scrum e Kanban requerem a divisão de todo o projeto em tarefas muito menores e realizáveis. Isso permite o desenvolvimento contínuo do projeto, garantindo a qualidade.

No caso da abordagem tradicional mudanças repentinas ou problemas às vezes levam a equipe de volta à “estaca zero”. Isso resulta em perda de tempo e dinheiro. Somente em 2017 o governo dos EUA perdeu cerca de US$ 32 bilhões em projetos de TI fracassados ​​devido a esse motivo.

Quando escolher a abordagem ágil de gestão de projetos ao invés da metodologia tradicional

Algumas coisas a considerar:

• Quando o produto se destina a uma indústria com padrões em constante mudança
• Não clareza dos requisitos do produto, nem de como o produto final deve ser
• Prototipagem e implantação rápidas necessárias. O projeto / produto pode ser lançado sem ter todos os recursos (funcionalidades) completos
• O cliente está disponível com frequência para participar intensamente do projeto
• O cliente é capaz de alterar o escopo do projeto durante o andamento do mesmo
• O orçamento e / ou cronograma são flexíveis e as mudanças são bem-vindas pelo cliente
• Não há muitas interfaces externas ao projeto ou elas não são necessárias
• Os membros da equipe são altamente qualificados, adaptáveis ​​e capazes de pensar de forma independente sem supervisão constante

Uma outra forma de enxergar os pontos positivos e negativos

A melhor forma de visualizar a diferença entre a metodologiade gestão de projetos ágil e tradicional é considerar-se como um cliente de um restaurante.  A equipe do projeto seria a equipe da cozinha (e o chef principal seria o gerente do projeto) e o patrocinador do projeto seria o proprietário do restaurante.

Todos neste cenário têm objetivos relativamente claros. O dono do restaurante deseja uma boa experiência do cliente e que o restaurante venda mais refeições. O pessoal da cozinha quer fazer o seu trabalho da forma mais eficiente possível e você gostaria de comer algo saboroso. 

Com a abordagem tradicional de gestão de projetos você passaria os olhos no cardápio e pedia um prato conforme seu desejo. O chefe de cozinha anotaria então quais ingredientes serão necessários, o que precisava ser cozido e por quanto tempo, e quem era o responsável por picar, fritar e lavar. O pessoal da cozinha seguiria o plano do chef ao pé da letra resultando em sua comida ser entregue a você algum tempo depois. 

No gerenciamento ágil de projetos você iria para a cozinha e se envolveria intensamente na preparação de sua própria comida. A equipe da cozinha apresentaria a versão “mais recente” de sua comida após cada etapa da receita, permitindo que você adicionasse mais sal ou pimenta, cozinhando seu bife um pouco mais ou adicionando ketchup em vez de maionese às suas batatas fritas. Eventualmente você terminaria com a refeição que você queria, mesmo que não fosse exatamente a mesma que você pediu originalmente.

Nesse contexto você pode ver claramente que há pontos positivos e negativos em cada abordagem. A abordagem tradicional não deixa muito espaço para a interpretação e a criatividade do pessoal da cozinha, que por sua vez produz uma comida padronizada de acordo com a receita do chef, mas não necessariamente deixa os chefs muito felizes. Da mesma forma, para pratos extremamente complicados, o processo de descrever o que precisava ser feito levaria um tempo incrivelmente longo, o que por sua vez faria com que o cliente (e por sua vez o dono do restaurante) ficasse infeliz. 

Da mesma forma, a abordagem ágil tem várias armadilhas lógicas. Envolver-se excessivamente no desenvolvimento pode causar grandes problemas, especialmente nos estágios finais de um projeto. Mexer demais pode “estragar” o prato, levar ainda mais tempo do que simplesmente escrever as instruções e, se não for gerenciado, pode até gerar conflitos entre o cliente e os chefs. 

Em um restaurante a abordagem selecionada dependeria do que você deseja comer (ou, em um contexto de negócios do que deseja desenvolver). Para um sanduíche você provavelmente não vai querer ou precisar se envolver muito em como o pão é amanteigado, ao passo que para um bife de filé você pode preferir um papel mais “prático”. Como tal a metodologia de gerenciamento de projeto “correta” depende do que seu projeto deve alcançar.

Nossa recomendação de livros para saber mais sobre Gestão de Projetos

Como escolher 

Vamos ser claros aqui: tornar-se ágil não será a abordagem certa para todos os projetos. Embora o ágil pareça uma abordagem desenvolvida de forma mais intuitiva para o gerenciamento de projetos nem sempre é a melhor maneira de orientar um projeto do início ao fim e aderir a um modelo mais clássico pode ser preferível. A questão de qual dessas abordagens altamente diferentes é mais adequada para a sua empresa deve ser decidida projeto por projeto. Nesta seção examinamos os fatores que você deve considerar ao decidir qual metodologia implementar. 

Visão geral

Não existe uma abordagem “tamanho único” para a escolha de uma metodologia de gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto devem primeiro compreender a natureza de seus projetos e, em seguida, selecionar uma abordagem dependendo de como ela se ajusta às características individuais do projeto. 

Complexidade do Projeto

Você provavelmente terá uma boa ideia com antecedência sobre a complexidade do seu próximo projeto: o que precisa ser feito, quem precisa estar envolvido e o que pode mudar entre o início e o fim do projeto. Para um redesenho simples da página inicial de um site você pode querer envolver apenas alguns membros da equipe de departamentos diferentes o tempo todo trabalhando para um plano claro. Por outro lado, o desenvolvimento de um novo produto carro-chefe para sua organização pode exigir milhares de horas de trabalho de todos os departamentos da empresa e o resultado final pode ser substancialmente diferente da sua concepção inicial.

Se é improvável que os requisitos de seu projeto mudem muito enquanto o trabalho ainda está sendo feito o gerenciamento de projeto clássico geralmente será suficiente para orientar o processo do início ao fim, pois menos iterações são necessárias e uma única fase de monitoramento pode ser suficiente. Especialmente se as tarefas do projeto forem menos dependentes umas das outras para serem concluídas há uma probabilidade menor de gargalos causando atrasos.

No entanto, se você precisar experimentar, alterar e adaptar seu projeto aos requisitos que mudam rapidamente, vale a pena considerar uma abordagem ágil definitivamente . Os constantes loops de iteração e a capacidade dos indivíduos de tomar decisões importantes rapidamente significam que gargalos e “tarefas bloqueadoras” podem ser minimizados antes que o projeto saia dos trilhos.

Envolvimento do Cliente

Muitas empresas desenvolvem produtos para um único cliente ou para um pequeno grupo de clientes no qual um “cliente principal” é definido. Nesses casos sua estratégia de desenvolvimento dependerá muito da participação do cliente e é por isso que uma estratégia ágil pode ajudar a manter o progresso alinhado com as expectativas do cliente por meio de controles regulares e múltiplas iterações. 

A abordagem menos flexível do gerenciamento tradicional de projetos significa que as mudanças no escopo são mais difíceis de implementar. Em primeiro lugar porque a documentação e os planos de projeto são mais extensos e, em segundo lugar porque as fases de controle são menos frequentes e ocorre mais trabalho entre elas. Essa abordagem é mais adequada em muitos cenários, especialmente quando o escopo do projeto não depende muito do feedback do cliente. Isso não quer dizer que o gerenciamento de projeto clássico não ofereça a oportunidade para o feedback do cliente ser implementado, mas isso geralmente tem um impacto insignificante no resultado geral do projeto. 

Características da equipe 

A metodologia de gerenciamento de projetos que você escolher terá um grande impacto na forma como sua equipe trabalha. A questão é: ajudará ou atrapalhará seu projeto se os membros da equipe puderem tomar decisões que podem afetar o resultado do projeto? A necessidade de se alinhar com toda a equipe fornecerá o nível correto de freios e contrapesos para garantir que o projeto continue em andamento ou isso tornará o trabalho mais lento e causará atrasos? As respostas a essas perguntas devem dar uma ideia de qual metodologia implementar.

A metodologia tradicional de gestão de projetos usa uma abordagem de liderança “de cima para baixo”. As tarefas são delegadas pelo gerente do projeto que também garante que os processos estão sendo seguidos corretamente e de acordo com os protocolos definidos. Contanto que desvios do plano não sejam previstos (por exemplo, devido a mudanças nos requisitos do cliente), uma abordagem mais direta para concluir as tarefas invariavelmente levará à conclusão mais rápida e mais próxima da especificação. No entanto, se os membros do projeto perceberem problemas essa “burocracia” pode impedi-los de reagir rapidamente.

Por outro lado, projetos ágeis são geralmente mais democráticos devido ao mantra “pessoas sobre processos”. As pessoas que trabalham no projeto são capazes de ver rapidamente se o resultado será ou não conforme imaginado e também prever se é a abordagem certa ou errada no início. Eles também têm o poder de tomar decisões se acharem que uma maneira diferente de lidar com o problema pode ser frutífera. Se a colaboração entre departamentos em sua empresa é boa e suas equipes podem alcançar resultados positivos por meio da colaboração e sem processos rígidos, os processos ágeis oferecem um escopo maior para que eles brilhem.

O que é certo para você?

A estrutura ágil está mais alinhada com os requisitos em constante mudança do ambiente industrial moderno. No entanto existem certos casos em que a abordagem tradicional pode ser uma escolha melhor. Considere fatores como a natureza do seu projeto, os processos organizacionais existentes, o orçamento e o cronograma do projeto.